yandex rtb 1
ГоловнаЗворотній зв'язок
yande share

Ахивоведение

документов и дел

1.Понятие архивного описания

1. Под описанием документов и дел понимается:

ü процесс создания вторичной документной информации путем переработки первичной, содержащейся в документах, информации;

ü раскрытие состава и содержания документов каждого дела для обеспечения поиска и использования документов.

ü Описание производится на уровне фонда, единицы хранения, документа.

Основными принципами описания являются:

ü соответствие описания первичному архивному документу;

ü взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных уров­ней описания;

ü недублированность информации всех уровней описания. Информационными характеристиками при описании являются:

ü название учреждения с указанием вышестоящего ведомства;

ü название структурной части;

ü индекс дела по номенклатуре дел;

ü заголовок дела;

ü аннотация;

ü крайние даты документов;

ü количество листов в единице хранения;

ü архивный шифр.

К элементам описания относятся:

ü информация по идентификации — название фонда, заголовок единицы хранения, документа, поисковые данные, объем еди­ницы описания (фонд, единица хранения, документ), крайние даты, вид носителя информации;

ü информация по истории образования и хранения — история фондообразователя и история фонда;

ü информация о составе и содержании — сведения о составе и содержании документов фонда, сведения о содержании единицы хранения и документа;

ü информация об условиях доступа и использования — условия дос­тупа, авторские права, условия репродуцирования и использо­вания, язык документа, физические характеристики, наличие научно-справочного аппарата, подлинность/копийность доку­мента, внешние особенности;

ü дополнительная информация — местонахождение оригиналов и копий, библиография.

 

2.Описание на уровне фонда, единицы измерения документа

Описание на уровне фонда включает:

ü название фонда;

ü справочные данные;

ü поисковые данные, характеристика фонда;

ü информацию по истории фондообразователя и фонда;

ü аннотацию;

ü библиографию;

ü условия доступа и использования.

Описание на уровне единицы хранения предполагает:

ü название фонда;

ü название структурной части фондообразователя;

ü справочные данные;

ü вид носителя информации;

ü условия доступа и использования;

ü заголовок, в необходимых случаях с аннотацией.

Описание на уровне документа включает:

ü заголовок — вид документа, автор, адресат, вопрос или предмет, событие, факт, имя, определяющее содержание документа, мест­ность, дата;

ü справочные данные — поисковые данные;

ü вид носителя информации;

ü условия доступа и использования.

Заголовок, название фонда, единицы хранения, документа должны быть краткими, точными, грамотными.

В простом заголовке должны быть отражены:

ü вид дела, вид, разновидность документа;

ü автор;

ü корреспондент;

ü предмет, вопрос;

ü местность;

ü дата;

ü подлинность, копийность.

Возможны обобщенные и сложные заголовки, составленные из элементов простых заголовков.

При описании дел и документов личного происхождения учитываются следующие информационные характеристики:

ü фамилия, имя, отчество фондообразователя;

ü заголовок дела;

ü крайние даты документов;

ü количество листов;

ü архивный шифр.

При описании можно составлять первичные описательные кар­точки, на основании которых в дальнейшем может вестись вся работа по созданию научно-справочного аппарата архива.

 

 

62