Ахивоведение
документов и дел
1.Понятие архивного описания
1. Под описанием документов и дел понимается:
ü процесс создания вторичной документной информации путем переработки первичной, содержащейся в документах, информации;
ü раскрытие состава и содержания документов каждого дела для обеспечения поиска и использования документов.
ü Описание производится на уровне фонда, единицы хранения, документа.
Основными принципами описания являются:
ü соответствие описания первичному архивному документу;
ü взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных уровней описания;
ü недублированность информации всех уровней описания. Информационными характеристиками при описании являются:
ü название учреждения с указанием вышестоящего ведомства;
ü название структурной части;
ü индекс дела по номенклатуре дел;
ü заголовок дела;
ü аннотация;
ü крайние даты документов;
ü количество листов в единице хранения;
ü архивный шифр.
К элементам описания относятся:
ü информация по идентификации — название фонда, заголовок единицы хранения, документа, поисковые данные, объем единицы описания (фонд, единица хранения, документ), крайние даты, вид носителя информации;
ü информация по истории образования и хранения — история фондообразователя и история фонда;
ü информация о составе и содержании — сведения о составе и содержании документов фонда, сведения о содержании единицы хранения и документа;
ü информация об условиях доступа и использования — условия доступа, авторские права, условия репродуцирования и использования, язык документа, физические характеристики, наличие научно-справочного аппарата, подлинность/копийность документа, внешние особенности;
ü дополнительная информация — местонахождение оригиналов и копий, библиография.
2.Описание на уровне фонда, единицы измерения документа
Описание на уровне фонда включает:
ü название фонда;
ü справочные данные;
ü поисковые данные, характеристика фонда;
ü информацию по истории фондообразователя и фонда;
ü аннотацию;
ü библиографию;
ü условия доступа и использования.
Описание на уровне единицы хранения предполагает:
ü название фонда;
ü название структурной части фондообразователя;
ü справочные данные;
ü вид носителя информации;
ü условия доступа и использования;
ü заголовок, в необходимых случаях с аннотацией.
Описание на уровне документа включает:
ü заголовок — вид документа, автор, адресат, вопрос или предмет, событие, факт, имя, определяющее содержание документа, местность, дата;
ü справочные данные — поисковые данные;
ü вид носителя информации;
ü условия доступа и использования.
Заголовок, название фонда, единицы хранения, документа должны быть краткими, точными, грамотными.
В простом заголовке должны быть отражены:
ü вид дела, вид, разновидность документа;
ü автор;
ü корреспондент;
ü предмет, вопрос;
ü местность;
ü дата;
ü подлинность, копийность.
Возможны обобщенные и сложные заголовки, составленные из элементов простых заголовков.
При описании дел и документов личного происхождения учитываются следующие информационные характеристики:
ü фамилия, имя, отчество фондообразователя;
ü заголовок дела;
ü крайние даты документов;
ü количество листов;
ü архивный шифр.
При описании можно составлять первичные описательные карточки, на основании которых в дальнейшем может вестись вся работа по созданию научно-справочного аппарата архива.
12 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91