Ахивоведение
Вопрос 31. Обеспечение сохранности документов в архивах
1.Понятие режима хранения документов
Обеспечение сохранности документов в архивах предполагает систему мероприятий, включающую рациональное размещение документов, контроль за их движением, физико-химическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению, создание условий, исключающих их утрату.
Режим хранения документов предполагает соблюдение:
ü температурно-влажностного режима;
ü светового режима;
ü санитарно-гигиенического режима;
ü охранного режима.
Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:
ü строительством, реконструкцией, ремонтом помещений архива;
ü оборудованием архивохранилищ средствами пожаротушения, охраны, сигнализации;
ü применением технических средств для создания нормативных условий температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического, охранного режимов;
ü применением специальных средств хранения и перемещения документов.
2.Требования к зданиям и помещениям архива
Требования к зданиям и помещениям архива:
ü архив располагается в специально построенном здании или отдельных помещениях здания, принятых под него специальной экспертной комиссией, в которую должны входить представители архива, пожарных, охранных, санитарных служб, по акту приемки помещений или здания;
ü не допускается прием в эксплуатацию зданий или помещений, в которых возможно нарушение режима хранения документов;
ü архив должен быть оборудован средствами охранной сигнализации и защищен решетками на окнах нижних этажей;
ü архив должен состоять из ряда помещений, обязательными среди которых являются отдельные архивохранилища для разных видов документов, помещений для приема, временного размещения, акклиматизации документов и вспомогательных работ с ними, читальный зал, рабочая комната сотрудников, в госархивах к ним прибавляется еще ряд функциональных помещений;
ü хранилища документов должны размещаться в изолированных помещениях с железными или оббитыми железом дверями и распашными решетками на окнах;
ü в хранилищах не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, газопроводов, открытых систем электропроводки;
ü отделка и оборудование хранилищ не должны собирать пыль, должны быть хорошо проветриваемыми;
ü в оптимальном варианте окна хранилищ должны выходить на северную сторону с целью защиты их от открытых солнечных лучей;
ü хранилища должны быть безопасными в пожарном отношении, иметь внутреннюю сигнализацию и запасный выход;
ü в нерабочее время двери хранилищ и решетки на их окнах пломбируются или опечатываются, печать, пломбир, ключи должны храниться у ответственного лица;
ü в хранилищах запрещается курить, использовать электронагревательные приборы, легковоспламеняющиеся и взрывоопасные вещества, хранить пищевые продукты:
ü посторонние лица в архивохранилища не допускаются.
12 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91