yandex rtb 1
ГоловнаЗворотній зв'язок
yande share
Главная->Різні конспекти лекцій->Содержание->Вопрос 41. Электронные архивы

Ахивоведение

Вопрос 41. Электронные архивы

1.Понятие электронных архивов

Электронные архивы, хранящие машиночитаемые документы, находятся в стадии становления. Их появление связано со все­общей компьютеризацией делопроизводства. В 1993 году на базе архива кинофотофонодокументов Москвы был создан Центральный архив документов на специальных носителях.

Электронный документ — документ, в котором информация пред­ставлена в электронной (компьютерной) форме, с реквизитами, не­обходимыми для признания его действительным (наименование организации, дата, регистрационный номер, должность и фами­лия лица, подписавшего документ, электронная цифровая под­пись).

Все работы в электронном архиве соответствуют работам в ар­хивах традиционных документов. Специфика работ определя­ется спецификой хранящихся в архиве документов. Задачей электронных архивов является обеспечение надежного центра­лизованного хранения электронных документов в соответствии с архивными требованиями к их защите и сохранности в соче­тании с максимально удобным и простым доступом как с ло­кальных, так и с удаленных компьютеров любой конфигурации.

Основными архивными технологиями хранения электронных документов являются:

ü системное ведение архива, включая сохранение всех версий документов после каждого их изменения (при этом версии не уничтожаются, а только исключаются из доступа);

ü ведение подробного протокола доступа к документам;

ü хранение документов в виде их электронных образцов со всеми атрибутами (подписи, печати, пометки, и др.);

ü сохранение форматов вывода (печати) всех созданных доку­ментов;

ü обязательное описание документа в архивной базе данных;

ü полная поисковая и атрибутивная информация (карточка документа, контекст, индекс, строка);

ü связанные мультимедийные данные (графика, видео, звук);

ü универсальный формат представления электронных документов. Основные направления совершенствования электронных архивов:

ü разработка принципов хранения информации;

ü защита информации;

ü активизация вторичного использования информации;

ü стандартизация критериев описания данных;

ü оценка стоимости создания и архивирования документов;

ü регулирование отношений между архивом и создателем доку­ментов;

ü реализация информационных услуг и исследовательских про­ектов.

В электронном архиве должны обеспечиваться:

ü защита электронных документов от несанкционированного доступа и искажений;

ü возможность предоставления пользователям доступа к доку­ментам;

ü возможность подтверждения подлинности документов;

ü возможность предоставления документов в виде бумажной копии.

 

2.Порядок принятия электронных документов в архив

Электронные документы принимаются в архив после проведе­ния экспертизы их ценности, состоящей из экспертизы их со­держания и технического состояния. Предпочтение отдается электронным документам, не имеющим бумажных аналогов.

Другим критерием является их читабельность. Рассматривается вопрос о полноте сопроводительной документации, включаю­щей компоновку документа, справочник использованных кодов, примененные при создании документа компьютерные про­граммы.

После экспертизы ценности документов они поступают в архив.

Архивы хранят электронные документы трех уровней:

ü пользовательский уровень, предполагающий описание данных документов для возможного вторичного использования;

ü административный уровень, включающий регулирующие отно­шения архива с пользователями документы;

ü каталожный уровень, с помощью которого осуществляется по­иск данных в массиве документов.

При подготовке электронных документов для передачи в архив:

ü проверяется их техническое состояние;

ü проводится их описание;

ü на единицах хранения проставляются архивные шифры;

ü подготавливается сопроводительная документация, в которой отражаются: название документа, дата его создания, характери­стика содержания, электронный формат, физическая и логиче­ская структура, объем.

Все операции, производимые во время передачи документов на хранение и во время хранения, должны быть документированы для обеспечения их аутентичности.

Электронные документы поступают в архив через 5 лет после их изготовления. Их хранение производится в виде файлов, со­вокупности данных, записанных на жестком диске, дискете, стриммере, лазерном диске.

Единицей хранения является физически обособленный носитель файла.

Единицей учета выступает комплект единиц хранения с запи­сью файла или нескольких файлов, составляющих единый программно-информационный объект. Учет производится ана­логично учету документов на бумажной основе.

Систематизация документов производится с помощью ката­лога. При этом происходит структурирование потока информа­ции, деление ее по индивидуальным файлам. При формировании ка­талога учитываются название файла, сопроводительная доку­ментация, информация контейнера с документами, меню файла, сведения, полученные от создателя файла. Заголовок к файлу определяет вид документа, базу данных, наличие параллельно­го заголовка, расшифровку аббревиатур, наличие АИПС, в которой работает файл, ответственных за файл. Если файл состоит из нескольких частей, на каждую из них создается свой заго­ловок. Описание файла включает вид данных, количество до­кументов и байт информации. При многочастевом файле ука­зывается приблизительное число программ и байт информации отдельно в каждой части файла.

Физическое описание файла содержит число носителей ин­формации по видам, сообщение о декодировании на звуковос­производящем оборудовании или цветном дисплее, другие фи­зические параметры, сообщение о наличии сопроводительных документов.

Для звуковых документов указывается время звучания и его тип. Кроме того, указываются вид содержащейся информации, условия выдачи файлов, их ключевые слова или термины по­иска. Особое внимание следует уделять электронной цифровой подписи, предназначенной для защиты информации и опреде­ления отсутствия ее искажений.

Хранение электронных документов происходит при температуре 15—20°С и влажности 50—65%. Не допускается хранение на ме­таллических стеллажах и хранилищах с паразитными постоян­ными или переменными магнитными полями свыше 400 А/м. Каждая единица хранения должна быть уложена в негерметич­ную индивидуальную упаковку. Проверка состояния докумен­тов производится раз в 5 лет.

При долгосрочном и постоянном хранении необходимо хра­нить электронные документы в сопровождении идентичных документов на бумажной основе. Срок хранения электронных документов соответствует сроку хранения документов на бу­мажной основе. По мере старения носителя должна произво­диться перезапись электронного документа на новый носитель. При этом все этапы перезаписи должны строго документиро­ваться, исключая искажение информации.

Научно-справочный аппарат соответствует аналогичному аппа­рату к документам на бумажной основе. При поиске информа­ции отмечаются ее регистрационный и валовой номер, дата, вид, заголовок, содержание, ключевые слова, имя автора, объ­ем. Использование электронных документов аналогично ис­пользованию традиционных документов. Доступ к ним осуществляется при использовании электронной цифровой подписи, определяющей пользователей и закрывающей информацию для других.

Создание электронных архивов оправданно при условии их включения в документальное обеспечение управления для опе­ративного поиска и использования необходимых в реальной работе документов. Длительное хранение электронных доку­ментов параллельно идентичным им бумажным документам требует частых проверок и перезаписи файлов. Необходимость перезаписи возникает в связи с тем, что компьютерные техно­логии постоянно совершенствуются, а также в связи с опасно­стью возможных компьютерных вирусов и сбоев электронной техники, что может отразиться на сохранности электронного документа.

 

 

 

84