ГоловнаЗворотній зв'язок

Бухгалтерский учёт и аудит

1)   Документация

Документ – это письменное свидетельство действительного совершения или право на совершение хозяйственной операции.

Способ оформления хозяйственной операции документами называется документацией.

От своевременности составления и качества документов в значительной мере зависит качество самого учета и составляемой на его основе отчетности.

Для бухгалтерского учета документ имеет большое значение, так как он:

– является основанием для отражения совершаемых операций в текущем учете (учетных регистрах)

– является средством анализа хозяйственной деятельности предприятия

– является основанием для документальных ревизий и аудиторских проверок

– средство контроля за сохранностью любой формы собственности.

Так как документы имеют большое значение, к ним предъявляют ряд требований:

– оформление хозяйственных операций только документами типовой формы, утвержденной Министерством финансов Украины

– запись производится аккуратно, разборчиво, без подтирок и помарок.

В банковских, кассовых и документах строгой отчетности исправление не допускается.

Показатели, содержащиеся в документе, и характеризующие операцию называются его реквизитами. Иначе  реквизит – это элемент заполнения документа.

К обязательным реквизитам относятся:

– название документа и его номер

– дата заполнения документа

– стороны, участвующие в совершении хозяйственных операций

– содержание хозяйственных операций

– измерители хозяйственных операций

– подпись лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций.

Правильному составлению и использованию документов в учете помогает их классификация, то есть группировка документов по определенным отличительным признакам.

Классификация документов:

1. По назначению:

    а) распределительные – содержащие распоряжение на осуществление той или иной хозяйственной операции (приказ, задание и др.). Это чеки на получение денежных средств в банке, платежные поручения банку, доверенности на получение материальных ценностей.

    б) исполнительные – это оправдательные документы, содержащие факт совершения хозяйственной операции (накладные, акты, приходные ордера, квитанции)

    в) документы бухгалтерского оформления – составляются самой бухгалтерией на основании соответствующих оправдательных документов (это бухгалтерские справки, расчеты)

    г) комбинированные – документы, содержащие и распоряжение и исполнение, и бухгалтерское оформление (приходные и расходные ордера, требования на отпуск материала).

2. По месту составления документы делятся на:

    а) внутренние – составляющиеся в самом предприятии (кассовые ордера, депозитный чек, объявления на взнос наличными)

    б) внешние – составляющиеся за пределами предприятия (счета поставщиков, накладные, налоговые накладные…).

3. По объему содержания операций документы делятся на:

    а) первичные документы заполняются в момент совершения хозяйственной операции (кассовые ордера, товарно-транспортные накладные, акты приемки выполненных работ).

    б) сводные документы составляются на основании ряда первичных документов путем группировки и обобщения их показателей (отчет кассира, авансовые отчеты, товарный отчет)

4. По способу использования документы делятся на:

    а) разовые документы, составляющиеся в один рабочий прием. К разовым относится большинство первичных документов (денежные чеки, кассовые ордера, требования, накладные, наряды, акты и т.д.).

   б) накопительные – которые составляются в несколько рабочих дней, приемов, для оформления однородных систематически повторяющихся хозяйственных операций в течение декады, месяца (лимитно-заборные карты).

Документы составляются, в основном, за пределами бухгалтерии, а обработка их осуществляется в самой бухгалтерии, поэтому перед переносом информации из документов в учетные регистры, документы подвергаются проверке, которая включает в себя:

– проверку по форме (устанавливает полноту и правильность заполнения всех реквизитов документа, подлинность подписей должностных лиц).

– проверка по существу состоит в установлении законности и хозяйственной целесообразности операции, оформленной документом, соблюдения сметы, норм, расценок, лимитов.

– арифметическая проверка – проверка арифметических расчетов и подсчетов.

Проверенные документы подвергаются обработки:

– группирование – распределение документов по однородному признаку содержания хозяйственных операций

– таксировка (оценка) – перевод натуральных и трудовых измерений в денежные

– контировка – указание корреспондирующих счетов, на которых должна быть отражена хозяйственная операция, то есть составление бухгалтерских проводок (приходный ордер, авансовый отчет и т.д.)

– отражение хозяйственных операций по счетам синтетического и аналитического учета

– подготовка документов для сдачи их на хранение в архив.

Для обеспечения своевременного и качественного учета необходимо организовать такую систему составления и обработки документов, которая бы обеспечивала ускорения документооборота.

Документооборот – это продвижение документов от момента их составления до момента сдачи в архив.

Ответственным за документооборот является на предприятии главный бухгалтер. Он составляет график документооборота по каждой группе однородных документов.

Документооборот включает в себя следующие этапы:

– составление документооборота (документация)

– проверка документов бухгалтерией

– обработка документов

– сдача документов в архив.

 

 

11