ГоловнаЗворотній зв'язок
Главная->Гроші і кредит.Менеджмент->Содержание->6) Организация документооборота и хранения документов

Бухгалтерский учёт и аудит

6) Организация документооборота и хранения документов

         Все документы с момента их создания до передачи в архив проходят определенный путь. Процесс от составления бухгалтерского документа или полу­чения документа от другого предприятия до его сдачи в архив называется документооборотом.

Документооборот можно поделить на четыре этапа:

1)  составление документов в первичных подразделениях;

2)  передача оформленных документов для проверки и обра­ботки в бухгалтерию предприятия;

3)  движение документов при обработке и осуществлении на их основании учетных записей;

4)   движение документов от места обработки к месту хране­ния — архива.

       Следует отметить, что эффективность принятых управлен­ческих решений на предприятии прямо зависит от оперативнос­ти (скорости) организованного документооборота. Для получе­ния своевременной и качественной информации необходимо организовать такую систему сбора и обработки документов, ко­торая бы обеспечивала ускорение документооборота.

     С целью упорядочения движения и своевременного получе­ния первичных документов для записей в бухгалтерском учете приказом руководителя предприятия, учреждения устанавлива­ется график документооборота, в котором указываются дата создания или получения от других предприятий и учреждений до­кументов, передача в обработку и в архив.

      График документооборота на предприятии, в учреждении должен обеспечивать оптимальное количество подразделений и исполнителей, через которых проходит каждый первичный до­кумент, определять минимальный срок его нахождения в под­разделении, а также оказывать содействие улучшению учетной работы, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня его механизации и автоматизации.

    График документооборота оформляется в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, которые выполняются каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаи­мосвязи и сроков выполнения работ.

     Работники предприятия, учреждения создают и подают пер­вичные документы, которые относятся к сфере их деятельности, согласно  графика документооборота. Для этого каждому испол­нителю выдается выписка из графика. В ней приводится пере­чень документов, оформление которых относится к функцио­нальным обязанностям исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые передаются эти документы.

      Контроль по соблюдению графика доку­ментооборота на предприятии, в учреждении осуществляется главным бухгалтером. Требования главного бухгалтера относи­тельно порядка предоставления в бухгалтерию или на вычисли­тельную установку необходимых документов и сведений является обязательными для всех подразделений и служб предприятия.

       Отсутствие надлежаще­го порядка при составлении и обработке документов является глав­ной причиной несвоевременного предоставления финансовой отчетности,  и отставания при принятии необхо­димых управленческих решений, осуществлении полноценного контроля и аудита.

     Требования относительно хранения на предприятиях бух­галтерских документов изложены в Положении о документаль­ном обеспечении записей бухгалтерского учета (приказ Минис­терства финансов Украины № 88 от 24.05.1995 г.).

      Первичные документы и учетные регистры, которые прошли обработку, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив, а к моменту передачи должны храниться в бух­галтерии в специальных помещениях или закрытых шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

        Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, ме­таллических шкафах или специальных помещениях, которые обеспечивают их сохранность.

       Порядок хранения документов на машиносчитываемых но­сителях определяется указаниями по организации бухгалтерско­го учета с использованием вычислительной техники.

      Первичные документы текущего месяца, которые прошли об­работку ручным способом и относятся к соответствующему учет­ному регистру, комплектуются в хронологическом порядке, нуме­руются, переплетаются и сопровождаются справкой для архива.

       Срок хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов в архиве предприятия, учреж­дения определяется в соответствии с "Перечнем типовых доку­ментов, которые создаются в процессе деятельности органов государственной  представительной и исполнительной власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий" утвержденным Главным архивным управлением при Кабинете Министров Украины № 41 от 20.07.1998 г.

      Хранение первичных документов и учетных регистров, кото­рые прошли обработку и были основанием для составления от­четности, а также бухгалтерских отчетов и балансов, оформле­ние и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия, учреждения.

      Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгал­терских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива предпри­ятия, учреждения работникам других структурных подразделе­ний может проводиться только по решению главного бухгалтера.

      Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгал­терских отчетов и балансов у предприятий, учреждений может быть осуществлено только по постановлению органов дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судов, государст­венной контрольно-ревизионной и налоговой служб в соответст­вии с действующим законодательством Украины. Изъятие оформляется протоколом (актом), копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу предприятия, учреждения.

      С разрешения и в присутствии представителей органов, ко­торые осуществляют изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут снять копии и составить реестр документов, которые изымаются, с указанием оснований и даты их изъятия.

      В случае возвращения  документов,  такие документы принимаются под расписку соответствующим должностным лицом предприя­тия, учреждения.

      В случае пропажи или уничтожения первичных докумен­тов, учетных регистров и отчетов руководитель предприятия, уч­реждения письменно сообщает об этом правоохранительные ор­ганы и приказом назначает комиссию для установления перечня отсутствующих документов и расследования причин их пропа­жи или уничтожения.

       Для участия в работе комиссии приглашаются представите­ли следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

       Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется органу, в сфере управления которого нахо­дится предприятие, учреждение, а также государственной нало­говой инспекции — предприятиями и местному финансовому органу — учреждениями в 10 -  дневный срок.

 

  Сроки хранения бухгалтерских документов в архиве предприятия                                                                                                                         

                 

                       Типы документов бухгалтерского учета

Срок

хранения,

лет

Бухгалтерские отчеты и балансы:

 

а) сводные годовые

постоянно

б) годовые

постоянно

в) квартальные

      3

Первичные документы и дополнения к ним

      3

Личные счета рабочих и служащих, студентов

     75

Расчетные и  платежные ведомости

       5

Инвентарные карточки и журналы учета основных средств

       3

Доверенности

       3

Учетные регистры (Главная книга, журналы – ордера , разрабатывающиеся таблицы и прочее)

       3

Дополнительные и контрольные книги, журналы, картотеки, кассовые книги, оборотные ведомости

       3

Книги учета депонированной заработной платы, журналы регистрации исполнительных листов

       3

Документы по инвентаризации

       3

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Тема 4: Учет основных средств и прочих необоротных материальных активов.

 

                                         ПЛАН:

1.Основные средства, их классификация и оценка.

2.Документальное оформление и учёт поступления основных средств.

3.Учет амортизации основных средств.

4.Ремонт и выбытие основных средств. Инвентаризация основных средств.

5.Особенности учета прочих необоротных материальных активов.

 

17