yandex rtb 1
ГоловнаЗворотній зв'язок
yande share
Главная->Гроші і кредит.Менеджмент->Содержание->1.Сущность и этапы контроля.

Основы менеджмента

1.Сущность и этапы контроля.

Контроль является одной из основных функций менеджмента. Деятельность организации требует, чтобы контроль, как и планирование, с которым он тесней­шим образом связан, был непрерывным процессом. Последний состоит из трёх основных элементов:

1.         Установления стандартов деятельности организации, подлежащих контролю;

2.         Измерения и анализа её результатов, информация о кото­рых получена с его помощью;

3.    Корректировки хозяйственных, технологических и других процессов в соответствии со сделанными выводами и принятыми реше­ниями.

Без надёжной системы контроля в настоящее время не может успешно функ­циони­ро­вать ни одна организация, в системе управления которой он решает не­сколько задач.

Во-первых, с помощью контроля можно заранее обнаружить во внутренней или внешней среде организации факторы, которые могут оказать существенное влияние на её функционирование и развитие и, подготовившись необходимым образом, своевременно на них отреагировать. Кроме того, с помощью контроля отслеживаются не достаточно чётко выраженные тенденции в развитии организа­ции, их направление и глубина, что позволяет создавать более обоснованные и надёжные планы деятельности, особенно на перспективу.

Во-вторых, контроль помогает своевременно обнаружить неизбежные в дея­тельности любой организации нарушения, изъяны, ошибки, промахи и оператив­но принять необходимые меры для их устранения.

В-третьих, результаты контроля служат основой оценки работы организации и её персонала за определённый период, эффективности и надёжности системы управления ею.

В результате контроль позволяет избежать в будущем неудовлетворительных результатов деятельности и создать предпосылки для стимулирования персонала.

Цели контроля будут достигнуты только в том случае, если он осуществляет­ся в соответствии с определёнными принципами, которые мы сейчас и рассмот­рим.

Прежде всего, контроль должен быть всеохватывающим, то есть держать в поле зрения основные сферы деятельности организации - внешнюю ситуацию и внутренние процессы, протекающие в ней. Речь, разумеется, идёт не о том, что он должен быть тотальным, мелочным, фиксировать любые события. Это дорого и практически не возможно. Здесь нужен разумный, научно обоснованный подход, позволяющий вместе с тем получить достаточно полную и объективную картину ситуации.

Такой контроль не может осуществлять одно лицо, или небольшая группа людей. К нему нужно привлекать весь персонал организации или значительную её часть, ибо лучший контроль - это самоконтроль заинтересованных в результатах своего труда исполнителей. Поэтому, чтобы получить надёжный контроль, от не­го нужно отказаться, «отпустить поводья», максимально расширить полномочия людей в процессе выполнения своих        обязанностей и проверять лишь самое важное - результаты.

Система контроля должна иметь чёткую направленность, заданную основ­ными приоритетами развития организации. Второстепенные сферы её деятельно­сти тщательно проверять целесообразно далеко не всегда, а некоторые и вовсе не имеют смысла, так как это отвлекает много сил и средств.

Контроль осуществляется не ради выявления проблем, какими бы интерес­ными они ни были, а для их успешного решения и достижения конкретных ре­зультатов. Поэтому информация, не нужная для корректировки деятельности ор­ганизации, бесполезна и собирать её не стоит. В то же время необходимо точно знать степень отклонения основных процессов от научно обоснованных стандар­тов, чтобы иметь возможность провести точный анализ причин и последствий сформулировать адекватные решения.

В то же время главная цель контроля - не исправление, а предотвращение ошибок, что значительно дешевле. Поэтому контроль представляет собой неотъ­емлемый элемент процесса планирования на всех его стадиях.

Эффективный контроль должен увязываться не только с процессом планиро­вания, но и с изменениями в структуре организации и системе управления ею, по­этому важным требованием, предъявляемым к нему, является гибкость, иначе он будет вечно опаздывать и окажется на практике бесполезным.

Система контроля должна быть экономичной, чтобы выгоды, приносимые контролем, превышали затраты на его проведение. Поэтому необходимо сокра­тить до минимума все связанные с контролем издержки на технические средства, сбор, переработку и хранение информации. Отсутствие эффекта от контроля сви­детельствует о том, что он не улучшает степени владения руководством организа­ции реальной ситуацией и, более того, направляет его действия по ложному пути.

Эффективный подход требует индивидуализированности, нацеленной на конкретные процессы, результаты, людей; учёта их личных качеств, должностно­го положения, связей в коллективе. Ориентированность на человеческий фактор требует от контроля не только объективности но и доброжелательности, исклю­чения какой бы то ни было слежки за членами организации, поисков «козлов от­пущения» и пр., существенно ухудшающих морально-психологический климат. Всё это возможно лишь в условиях максимальной открытости, гласности её про­ведения.

Чрезмерного контроля над людьми, тем более из-за недоверия к ним, следует всячески избегать, ибо кроме пустой траты средств и лишних эмоций это ничего не даст. С другой стороны и продолжительное отсутствие контроля также являет­ся неблагоприятным признаком, свидетельствующим о безразличном отношении руководства к людям и делам организации, что неминуемо вызывает соответст­вующую обратную реакцию. Нужно иметь в виду, что возможность лишний раз побеседовать с руководителем, установить с ним тесный контакт, обсудить все возможные проблемы соответствует желанию большинства исполнителей.

Руководитель, для которого контроль, наряду с планированием является главной служебной обязанностью, должен проявлять при его проведении заботу о деле и о людях, поощрять их за любые     позитивные результаты. Это стимулирует рост производительности сотрудников, их стремление к самосовер­шенствованию.

Возложение на то или иное должностное лицо функций контроля требует учёта не только его формального положения в служебной иерархии, но и личных качеств, склонностей, отношения к нему коллег и подчинённых. Любой человек прежде чем контролировать других, должен контролировать себя..

Основными объектами внутриорганизационного контроля являются:

·                  важ­нейшие характеристики производственного, технического, кадрового потенциала организации;

·                  её финансового состояния;

·                  промежуточные и конечные результаты выполнения плановых заданий;

·                  показатели расходования ресурсов;

·         экономической эффективности.

 

 

87