yandex rtb 1
ГоловнаЗворотній зв'язок
yande share
Главная->Гроші і кредит.Менеджмент->Содержание->3. Этапы процесса контроля

Основы менеджмента

3. Этапы процесса контроля

Процесс контроля состоит из нескольких этапов, к рассмотрению которых мы сейчас переходим. На первом этапе происходит определение параметров функционирования и развития организации, которые необходимо впоследствии контролировать, и источников информации о них. Эти параметры на практике принимают вид различного рода стандартов и нормативов, соответствующих её целям и заложенным в планы задачам. Речь может идти о нормативах расходова­ния материальных ресурсов на единицу продукции и объём работ, нормах денеж­ных затрат, показателях эффективности, программных нормативах (сроках вы­полнения или продолжительности тех или иных работ и т. п.).

К нормам предъявляются такие требования как научная обоснованность, гибкость, то есть способность изменяться в соответствии с новыми условиями, надёжность, выполнимость в нормальной ситуации (слишком высокие нормативы пугают, а слишком низкие - расхолаживают), адекватность отражения реальных процессов. Соответствие этим требованиям позволяет нормативам быть крите­риями оценки деятельности подразделений и отдельных лиц.

Конечно не всё, что нужно контролировать, удаётся выразить в количествен­ных показателях, например, морально-психологический климат в коллективе. Это усложняет процесс контроля, но в ряде случаев его можно осуществить, ориенти­руясь, скажем, на различные реакции людей.

На втором этапе создаётся модель системы управления организацией, на ко­торой отражаются потоки ресурсов, информации, места образования промежуточных и конечных результатов, а также наиболее подходящие места для осуще­ствления контрольных действий - так называемые «точки контроля».

Третий этап процесса контроля заключается в снятии информации о реально достигнутых результатах и сопоставлении её с существующими нормативами, что позволяет определить, имеются или нет отклонения от стандартов, насколько они находятся в пределах допустимого и не пора ли осуществлять корректирующие действия.

Измерения - самый трудный и дорогостоящий элемент контроля. На их долю приходится основная часть затрат, величина которых зачастую и предопределяет, стоит заниматься контролем, или нет - ведь задача последнего состоит прежде всего в нахождении путей сокращения расходов, а не в их увеличении.

Информация, предназначенная для нужд контроля, должна быть своевремен­ной, точной, позволять принимать обоснованные решения о том, действовать или бездействовать в данной ситуации, а если действовать - то как, с какой интенсив­ностью. Источниками этой информации служат постоянные целевые наблюдения, текущие статистические данные общего характера, оперативные сообщения, бух­галтерская отчётность, опросы общественного мнения, итоговые отчёты, специ­альные аналитические обзоры и многое другое.

При оценке ситуации могут возникать различные "подводные камни", преж­де всего связанные с психологией людей, поскольку любая информация рассмат­ривается через призму личного восприятия, а поэтому приобретает субъективную окраску. Так, очевидными кажутся те факты, в истинности которых никто не хо­чет сомневаться, а не те, истинность которых действительно неоспорима. Поэ­тому сомнению целесообразно подвергать все, и прежде всего самое очевидное, кажущееся аксиоматичным. Чтобы субъективизма и ошибок было меньше, в крупных организациях создаются, как уже отмечалось, специальные подразделе­ния по планированию, сбору и оценке контрольной информации.

Четвертый этап процесса контроля состоит в корректировке деятельности организации, модификации целей, пересмотре планов, перераспределении заданий, совершенствовании технологии производства и управления. Но к этому нужно относиться весьма осторожно. Если дела в организации идут неплохо и постав­ленные цели в основном достигаются, лучше не вносить в ее деятельность лиш­них изменении, поскольку за исключением особых случаев, те или иные откло­нения далеко не всегда нарушают нормальный ход работы организации и не так уж значительно влияют и на конечные результаты. Между тем борьба с ними об­ходится недешево, и ее по возможности нужно избегать, сразу же определив допустимую степень отклонений от нормы, которая не должна вызывать тревогу. В этом случае система корректировки будет включена только при наличии реальной опасности.

На практике существуют два варианта корректирующих действий. Первый заключается в устранении причин, порождающих отклонения, путем их ликвида­ции или нейтрализации. Второй — в изменении стандартов, которые могут быть ошибочными, поскольку часто устанавливаются на основе прогнозов, от которых реальная ситуация иногда существенно отличается.

 

 

89