yandex rtb 1
ГоловнаЗворотній зв'язок
yande share
Главная->Гроші і кредит.Менеджмент->Содержание->ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ТОВАРНЫХ ОПЕРАЦИЙ

Первичный учёт

ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ТОВАРНЫХ ОПЕРАЦИЙ

 

1. Документальное оформление  движения и приемки товаров.

2.  Отчетность материально-ответственных лиц.

3.  Документальное оформление инвентаризации товаров.

1.    Особенности документального оформления операций в комиссионной торговле.

 

 

ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ДВИЖЕНИЯ И ПРИЕМКИ ТОВАРОВ.

 

Движение товара от поставщика к покупателю оформляется товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки товаров и правилами перевозки грузов.

При приобретении товаров с их предварительной оплатой типичной является следующая схема.

Организация-поставщик выписывает счет, в котором указывается перечень товарных ценностей, их стоимость, реквизиты поставщика. На основании счета организация-покупатель производит оплату.  

Для получения оплаченных ценностей организацией-получателем выдаётся доверенность материально-ответственному лицу. На основании этой доверенности поставщик производит отпуск товаров, составляет накладную и счет-фактуру. На основании накладной ценности приходуются бухгалтерией покупателя. На основании счета-фактуры производится зачет налога на добавленную стоимость при расчетах с бюджетом. При оплате товара после отгрузки обычно используется счет-фактура.

Далее рассмотрим перечисленные документы.

Основанием для платежа одного предприятия другому за поставленные товары может являться счет, типовой формы № 868. Счет обычно используется при предварительной оплате и выдается получателем платежа  для  подтверждения своих реквизитов, суммы платежа и других необходимых характеристик.

Счет включает в себя следующие реквизиты:

─ наименование предприятия-поставщика его ИНН, адрес, телефон;

─ банковские реквизиты поставщика;

─ номер и дату выписки счета;

─наименование предприятия-плательщика и его реквизиты;

─ сумма счета (без НДС, сумма НДС и общая сумма);

─ показатели, характеризующие способ отправки груза;

─ дополнительные условия оплаты, отгрузки и т.п.;

─перечень товарных ценностей.

 В счете прописью указывается общая сумма и отдельной строкой выделяется сумма НДС, проставляется печать предприятия поставщика и подписи ответственных лиц.

 Типовая форма счета является весьма сложной и содержит много редко использующихся реквизитов. На практике в большинстве случаев счет составляется с использованием компьютерной техники и форма счета упрощается

 В случаях оплаты после поставки товаров может использоваться счет-фактура типовой формы № 868а, имеющая реквизиты аналогичные счету. В настоящее время эта форма употребляется довольно редко.

Доверенность подтверждает право материально-ответственного лица на получение материальных ценностей, если эти ценности получаются вне склада покупателя.

Порядок оформления доверенностей и получения по ним материальных ценностей установлен инструкцией Министерства финансов СССР от 14.01.67 № 17 "О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности" и применяется в части, не противоречащей главе 10 "Представительство. Доверенность" ГК РФ, а также Федеральному закону "О бухгалтерском учете".

Бухгалтерия организации оформляет доверенность в одном экземпляре и выдает её под расписку получателю. Выдача доверенностей  лицам, не работающим в организации, не допускается. Бланк доверенности должен быть полностью заполнен. Обязательным элементом доверенности является подпись лица, на имя которого она составлена.

Необходимо отметить, что доверенности могут выдаваться не только материально-ответственным лицам организации. Согласно ст. 121 КЗоТ РФ работники несут материальную ответственность в полном размере ущерба, причиненного по их вине организации, в том числе и когда имущество было получено работником под отчет по разовой доверенности. Таким образом, выписка доверенности фактически является заключением с работником договора о полной материальной ответственности. При этом письменные договоры о полной материальной ответственности могут быть заключены организацией с работниками, достигшими 18-летнего возраста.  

Срок действия доверенности устанавливается в зависимости от  возможности получения и вывоза соответствующих ценностей по документу, на основании которого выдана доверенность, но, как правило, не более чем на 15 дней. Доверенности на получение товарно-материальных ценностей, расчеты за которые производятся в порядке плановых платежей, допускается выдавать на весь календарный месяц.

От имени организации доверенности подписываются руководителем и главным бухгалтером или уполномоченными лицами.

Постановлением Госкомстата России от 30.10.98 № 71а утверждены две типовые формы доверенности на получение материальных ценностей:

форма № М-2 (с корешком и отрывной частью);

форма № М-2а (без корешка).

При заполнении обеих форм доверенности указываются:

─ наименование организации, выдавшей доверенность, и её код по    ОКПО;

─ порядковый номер доверенности;

─ дата выдачи доверенности. В соответствии с п. 1ст. 186 ГК России доверенность, в которой не указана дата её оформления, является недействительной;

─ дата по которую действительна доверенность;

─наименование и юридический адрес организации, поставляющей материальные ценности;

─ плательщик и его адрес;

─ банковские реквизиты плательщика;

─должность, фамилия, имя и отчество лица, которому выдана доверенность, в дательном падеже, его паспортные данные;

─ наименование документа, по которому получаются материальные ценности, а также номер и дата его получения, если они имеются.

На обратной стороне доверенности перечень подлежащих  получению ценностей заполняется в том случае, когда в документе на отпуск, указанном на лицевой стороне, не приведены ценности подлежащие получению, и их количество. Если в документах приводятся материальные ценности, то перечень на оборотной стороне доверенности прочеркивается.

При заполнении перечня количество ценностей указывается прописью с начала отведенной строки и с заглавной буквы, а во всех незаполненных строках ставится прочерк. Это делается для избежания последующих приписок.

Доверенности по форме М-2 подшиваются в книжку. До начала выдачи из неё доверенностей, должны быть пронумерованы все листы. На последнем листе книжки за подписью главного бухгалтера делается надпись "В настоящей книжке пронумеровано ___________  листов". Количество листов указывается прописью.

После составления самой доверенности заполняется корешок доверенности, данные для которого берутся из отрывной части, поэтому они не должны  различаться. При выдаче доверенности на руки сотруднику им проставляется на корешке подпись.

Форму доверенности М-2а применяют организации, в которых получение материальных ценностей носит массовый характер. Выдачу этих доверенностей регистрируют в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей.

Фактически  в журнале приводятся реквизиты корешка доверенности формы М-2. В нем же лицо, получившее доверенность, ставит свою подпись.

Книжки доверенностей и журналы учета выданных доверенностей хранятся у лица, ответственного за регистрацию доверенностей. Контроль за исполнением поручения осуществляется проставлением в корешке или журнале номера и даты документа, подтверждающего получения материальных ценностей.

Если доверенность возвращается неиспользованной, то делается отметка "не использована", а неиспользованные доверенности возвращаются на следующий день после истечения срока действия. До конца отчетного года неиспользованные доверенности хранятся у ответственного лица, а по окончании года уничтожаются с составлением об этом соответствующего акта.

Отпуск товарно-материальных ценностей организациями не производится в случаях:

а) предъявления не полностью заполненной доверенности;

б) предъявления доверенности, имеющей помарки и поправки;

в) непредъявления паспорта, указанного в доверенности;

г) по окончании срока действия доверенности;

д)при получении сообщения получателя об аннулировании доверенности.

Поставщик собирает доверенности при первом отпуске товарно-материальных ценностей. В случае отпуска ценностей частями на каждый частичный отпуск составляется накладная или другой документ с указанием на нем номера доверенности и даты ее выдачи. В этих случаях один экземпляр накладной передается получателю, а другой–подкладывается к оставшейся у поставщика доверенности и используется для контроля за  отпуском ценностей.

По окончании отпуска товарно-материальных ценностей доверенность сдается в бухгалтерию вместе с документами на отпуск последней партии ценностей полученных по данной доверенности.

При лишении доверенного лица права на получение ценностей по выданным ему доверенностям, срок  действия которых еще не истек, доверенности подлежат изъятию у такого лица, а получатель товарно-материальных ценностей должен поставить немедленно в известность поставщика об аннулировании соответствующих доверенностей. С момента получения такого извещения отпуск ценностей  по аннулированной доверенности прекращается. В этих случаях ответственность за отпуск ценностей несет поставщик.

Лицам, не отчитавшимся в использовании доверенностей, по которым истек срок действия, новые доверенности не выдаются. 

Для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации применяется товарная накладная. Порядок применения накладных регламентируется Методическими рекомендациями по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденными письмом Комитета РФ по торговле от 10.07.96       № 1-794/32-5.

Товарная накладная составляется в двух экземплярах, подписывается материально-ответственными лицами, сдавшими и принявшими товар, и заверяется круглыми печатями поставщика и получателя.

Первый экземпляр остается в организации, сдающей товарно-материальные ценности, и является основанием для их списания. Второй – передается сторонней организации и является основанием для оприходования этих ценностей.

Товарная накладная составляется по форме № ТОРГ-12, ут-вержденной постановлением Госкомстата России от25.12.98№ 132 и содержит сведения о поставщике и получателе, о товаре и таре.

На практике зачастую форма товарной накладной упрощается и применяется накладная, в которой НДС указывается отдельной строкой без выделения специальной графы.

При доставке товаров автомобильным транспортом, особенно при участии специализированной транспортной организации, обычно составляется товарно-транспортная накладная (форма № 4с), которая состоит из товарного и транспортного разделов.

В транспортном разделе указываются: наименование транспортной организации, сведения о ней, характеристики транспортного средства, номерные знаки, фамилия водителя, характеристики груза, а также данные для расчета оплаты услуг транспортной организации.

При доставке товаров железнодорожным транспортом в качестве сопроводительного документа выступает железнодорожная накладная.

Если товар отправлен по железной дороге в контейнерах, то может быть оформлена "Накладная на перевозку груза в универсальном контейнере".

Товар от органов железной дороги получает ответственный работник. На основании доверенности и предъявленного паспорта работник получает право проверить исправность вагона или контейнера, а затем в присутствии представителя железной дороги принять товары по количеству мест, а в необходимых случаях – по весу в соответствии с сопроводительными документами. О приеме товара экспедитор расписывается в сопроводительных документах.

В случае обнаружения неисправности вагона (контейнера), отсутствия или повреждения пломбы, неясности оттиска на ней (либо наличия пломбы промежуточной станции), а также во всех случаях повреждения, недостачи груза по количеству или по весу  агент обязан потребовать от станции назначения составления коммерческого акта и получить его копию. При отказе станции назначения составить коммерческий акт он должен принять груз с участием представителя торгового отдела администрации или железнодорожной милиции с составлением акта о результатах приемки. Отказ станции назначения составить коммерческий акт необходимо затем обжаловать в установленном порядке. Коммерческий акт является юридическим основанием для предъявления претензий к железной дороге.

О выдаче груза без проверки количества мест (веса) организация, доставившая товар, делает отметку на сопроводительных транспортных документах, подтверждая ее подписью начальника отделения  железной дороги и печатью.

Экспедитор доставляет  полученный от железной дороги товар к месту назначения, где материально-ответственное лицо осуществляет его приемку.

Приемка товара на складе поставщика, если товар находится в ненарушенной таре, ведется по количеству мест и массе брутто или по количеству товарных единиц и маркировке на таре. В этом случае в сопроводительном документе делается соответствующая отметка.

Приемка товаров в розничной торговой организации осуществляется, как правило, путем сплошного вскрытия. Если  количество и качество товара соответствует указанному в сопроводительных документах, то на них ставится штамп предприятия, подтверждающий соответствие данным сопроводительных документов. Материально-ответственным лицом проставляется личная подпись, которая заверяется круглой печатью торговой организации.

В случае несоответствия фактического наличия товара, данным указанным в сопроводительных документах, составляется акт об установлении расхождений в количестве и качестве при приемке товаров. Акт является основанием для выставления претензий поставщику.

Акт составляется только по тем товарам, по которым установлены расхождения, после чего делается запись "По остальным товарно-материальным ценностям расхождений нет".

Акт составляется комиссией, создаваемой руководителем организации, с участием представителя поставщика или незаинтересованной организации. О составлении акта делается отметка в сопроводительных документах поставщика.

Все приходные документы фиксируются  в журнале учета поступающих товаров, содержащем сведения о: названии, дате и номере документа, поставщике, поступившем товаре.

При реализации и отпуске товаров другим организациям оформляются такие же первичные документы.

При реализации товаров в розницу населению сумма реализованных товаров подтверждается квитанцией приходного кассового ордера.

Для оформления отпуска товаров на лотки, продавцам с тележек, разносов и др. применяется расходно-приходная накладная формы № ТОРГ-14. Накладная составляется в двух экземплярах  материально-ответственным лицом, отпускающим товар. Один экземпляр передается продавцу товара, второй – остается в организации. По окончании рабочего дня производят запись в накладной о сдаче выручки за проданные товары в кассу предприятия (что оформляется приходным кассовым ордером) и о  остатке непроданных товаров.

 

27