yandex rtb 1
ГоловнаЗворотній зв'язок
yande share
Главная->Гроші і кредит.Менеджмент->Содержание->ТРЕБОВАНИЯ, ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫЕ К ПЕРВИЧНЫМ ДОКУМЕНТАМ

Первичный учёт

ТРЕБОВАНИЯ, ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫЕ К ПЕРВИЧНЫМ ДОКУМЕНТАМ

 

Одним из главных правил каждого бухгалтера должно быть: нет документа – нет операции.

Согласно п.12 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н (далее – Положения по ведению бухгалтерского учета), требование главного бухгалтера (или лица, исполняющего его обязанности) документально оформлять хозяйственные операции и представлять в бухгалтерскую службу соответствующие документы и сведения должны в обязательном порядке выполняться всеми работниками организации.

В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные документы по ним могут быть приняты к исполнению по письменному распоряжению руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и отчетность.

Основные требования к бухгалтерским документам изложены в законе «О бухгалтерском учете» и Положении по ведению бухгалтерского учета, согласно которых первичные документы могут создаваться как на бумажных, так и на машиносчетных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников  хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течении времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записей простой карандаш.

Одним из требований является заполнение реквизитов.

Рассмотрим назначение основных реквизитов, применяемых в документах

 

Наименование реквизита первичного документа

Назначение реквизита

Последствия отсутствия реквизита или незаполнения соответствующей строки или графы

1

2

3

4

Обязательные реквизиты

1

Наименование документа (формы)

Отражает вид совершаемой хозяйственной операции (нап-ример, акт при-емки-передачи основных средств и т.п.)

Если из текста документа понятно, какая именно операция им оформлена, то название необходимо исключительно для удобства пользования и его отсутствие не влечет за собой каких либо серьезных последствий.

2

Код формы

Необходим при использовании в практической деятельности организации классификации документов. Как правило, проставляется код по ОКУД (общероссийскому классифи-катору управ-ленческой доку-ментации), иногда код –разработанный самой орга-низацией

Наличие кода формы необходимо в том случае, если он используется, при автоматизированной обра-ботке документов. В остальных случаях его отсутствие не влечет за собой каких-либо негативных последствий.

3

Наименование организации от имени ко-торой состав-лен документ

Позволяет опре-делить принад-лежность доку-мента той или иной организа-ции.

Этот реквизит отнесен к обязательным только Поло-жением по ведению бухгал-терского учета. При его от-сутствии определить, от име-ни какой организации состав-лен документ, можно по подписям лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции (чьими работни-ками они являются). Наличие этого реквизита имеет прин-ципиальное значение в том случае, если документ подпи-сывают лица, которые рабо-тают в нескольких местах одновременно. Кроме того, отсутствие указаний на наи-менование организации формально позволяет утверж-дать, что лица, подписавшие документ, действовали не от имени организации, а от своего собственного. При этом необходимо отметить, что это возможно только в тех случаях, когда из других документов не следует обрат-ное, и только до тех пор, пока результаты хозяйственной операции не использованы организацией

4

Дата составления

Позволяет опре-делить конкрет-ную дату совер-шения тех или иных действий

Отсутствие даты составления документа в большинстве случаев не позволяет досто-верно отнести хозяйственную операцию к тому или иному отчетному периоду. Это мо-жет явиться причиной споров с налоговыми органами по поводу правильности оп-ределения облагаемой базы а также к возникновению раз-ногласий с партнерами относительно своевременнос-ти исполнения обязательств по договору.

5

Содержание хозяйственной операции

В нем должно быть отражено, кто, кому и что сделал. Необходимо чет-ко указать вид передаваемых ценностей, наи-менование пере-дающей и при-нимающей сто-роны.

Отсутствие или неполное отражение каких-либо данных практически лишает возмож-ности установить, что именно было передано, и привести к конфликтам с контролирую-щими органами, партнерами по бизнесу и своими работниками. Например, если в нкаладной написать «ткань шерстяная» без указания дру-гих, отличительных призна-ков, то при наличии на складе нескольких видов ткани будет крайне сложно установить, какая именно ткань была отпущена по данной нак-ладной.

6

Измерители хозяйственной операции (в нарицательном и денежном выражении)

В любом доку-менте должно быть указано количество, цена и стоимость  ценностей, под-лежащих пере-даче (выпол-ненных работ или оказанных услуг)

Отсутствие одной из сос-тавляющих приведет к разно-гласиям по поводу дейст-вительного количества или стоимости ценностей, подле-жащих передаче по данному документу (выполненных ра-бот или оказанных услуг)

7

Наименование должностей лиц, ответ-ственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформ-ления

Право на совершение тех или иных дейст-вий входит в обязанности определенных лиц. Указание должности явля-ется элементом контроля за тем, чтобы разре-шение операции производилось должностным лицом, наде-ленным соот-ветствующими полномочиями.

Если документ подписан должностным лицом, наде-ленным соответствующими полномочиями, то неуказание его должности каких-либо существенных последствий за собой не влечет.

8

Личные подписи должностных лиц

Дают разре-шение на совер-шение операции или удостове-ряют факт ее совершения. Подписи лиц, ответственных за составление машиносчитае-мых документов могут быть заменены паро-лем или другим способом авто-ризации.

Отсутствие разрешительных подписей на документе делает  неправомерным совершение по нему каких либо действий. При нарушении этого условия вся полнота ответственности ложится на лицо, совер-шившее какие-либо действия без надлежащего разрешения. Отсутствие подписей матери-ально ответственных лиц делает документ недейст-вительным, поскольку лицо, неподписавшее документ, мо-жет отверждать, что хозяйст-венная операция не совер-шилась и ценности по доку-менту не передавались.

9

Расшифровка подписей должностных лиц, подпи-савших до-кумент

Позволяет оп-ределить, кто конкретно под-писал документ

Если документ подписан надлежащим должностным лицом, то отсутствие расшиф-ровки его подписи каких либо последствий за собой не влечет.

Дополнительные реквизиты применяемые по желанию организации

10

Номер документа

Позволяет регистрировать совершаемые операции и иск-лючить возмож-ность дублиро-вания одной и той же операции в двух докумен-тах или дубли-рования записей по одному и то-му же докумен-ту, выписанному в нескольких эк-земплярах, в бухгалтерских регистрах

Отсутствие номера на доку-ментах по движению денеж-ных средств и материальных ценностей создает условия для хищений и злоупот-реблений.

11

Адрес предприятия

Указывается на документах с целью облегчить контрагенту воз-можность обрат-ной связи

Наличие адреса облегчает проведение налоговыми орга-нами встречных проверок

12

Основание для соверше-ния хозяйст-венных опера-ции, зафикси-рованной документом

Эти сведения не-обходимы для контроля за  об-основанностью тех или иных действий мате-риально-ответст-венных лиц

Наличие этого реквизита облегчает проведение прове-рок финансово-хозяйственной деятельности и организацию оперативного учета

 

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов утверждается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером.

При этом документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем предприятия и главным бухгалтером или уполномоченными ими  на то лицами.

Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

Если какой-либо документ подписан ненадлежащим лицом, то действительность такого документа является спорной. И любая из сторон сделки могут настаивать на недействительности не только документа, но и сделки.

Однако если впоследствии организация одобрила совершенные работником действия, то хозяйственная операция считается совершенной.

Подтверждением того, что сделка одобрена организацией могут служить:

-          документы об оприходовании материальных ценностей на склад и о постановке их на балансовый учет;

-          документы, свидетельствующие об использовании данных ценностей в производственном процессе;

-          документы, подтверждающие факт оплаты данных ценностей;

-          документы (приказы, распоряжения и т.п.) или свидетельские показания, подтверждающие что совершенная сделка была одобрена должностным лицом, наделенным соответствующими полномочиями.

Если первичные учетные документы оформлены ненадлежащим образом, перед организацией практически неизбежно возникает проблема: как доказать факт совершения хозяйственной операции. В случае возникновения споров косвенным подтверждением факта совершения операции могут служить другие первичные документы. Однако получение таких доказательств, как правило, оказывает затруднения, и их может оказаться недостаточно.

В качестве доказательств могут использоваться сведения, полученные в соответствии с требованиями ст.52 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации. В их числе:

1)      письменные доказательства (документы, прямо или косвенно подтверждающие факт осуществления хозяйственной операции. Например, при отсутствии накладной на отпуск продукции на сторону косвенным подтверждением факта отгрузки может служить подписанный покупателем счет-фактура, документы о последующей оплате, документы об оприходовании этой продукции у покупателя);

2)      вещественные доказательства (при проведении инвентаризации будут выявлены в наличии материальных ценностей или денежные средства, которые организация должна была иметь в результате совершения ненадлежаще оформленной операции);

3)      заключения экспертов (заключения требуются при отсутствии документов по списанию материалов на производство или при начислении заработной платы без ненадлежаще оформленных подрядов. В этом случае специалист может подтвердить технологически обоснованные нормы расхода материалов, объем выполненных работ, величину трудозатрат);

4)      показания свидетелей (например, если в ведомости на получение заработной платы расписался не сам работник, а кто-либо другой, но работник утверждает, что деньги по этой ведомости получил сполна, то суд не обяжет организацию выплатить деньги еще раз по формальному основанию);

5)      объяснения лиц, участвующих в деле (например, если кассир выдал деньги под отчет, не имея письменного распоряжения руководителя, но впоследствии его действия были одобрены, отсутствие подписи на расходном кассовом ордере является нарушением порядка ведения кассовых операций, но не влечет за собой применение к организации штрафных санкций).

В первичных документах не допускаются неоговоренные исправления. Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских, которые должны быть составлены заново) исправляются следующим образом:

-          зачеркиваются внесенные в документ неверные сведения;

-          рядом с зачеркнутой делается верная запись;

-          рядом или на полях документа делается запись «Исправлено на … (полностью воспроизводится текст вновь внесенной записи)»;

-          лицо, внесшее исправления, подписывается под записью «Исправлено на …» и ставит дату исправления;

-          документ под внесенными исправлениями еще раз подписывают лица, подписавшие его до внесения исправления;

-          лица, подписывающие документ уже после внесения в него исправлений одновременно ставят вторую подпись под записью о внесении исправлений.

Бухгалтер не может заверить своей подписью сделанные в документе исправления, если они не были надлежащим образом заверены должностными лицами, ответственными за совершение операций. Документы, оформленные ненадлежащим образом ( в том числе имеющие неоговоренные исправления), бухгалтер не должен принимать к исполнению. В зависимости от обстоятельств он должен либо изъять такой документ (если имеются  основания подозревать факты подлога или иных злоупотреблений) и поставить в известность об этом руководство предприятия, либо предложить ответственным за совершение операции должностным лицам дооформить его в установленном порядке.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5