yandex rtb 1
ГоловнаЗворотній зв'язок
yande share
Главная->Гроші і кредит.Менеджмент->Содержание->ХРАНЕНИЕ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ И ИХ ВОССТАНОВЛЕНИЕ

Первичный учёт

ХРАНЕНИЕ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ И ИХ ВОССТАНОВЛЕНИЕ

 

Документы должны храниться в закрывающемся помещении в специально предназначенных для этого шкафах, сейфах, исключающих возможность их пропажи или порчи.

Перед передачей в архив первичные документы, относящиеся к определенному учетному реестру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива, которая содержит:

-          наименование учетного регистра, к которому относятся данные первичные документы;

-          хронологические рамки периода, за которые скомплектованы документы;

-          перечень скомплектованных первичных документов;

-          дату комплектации и передачи документов в архив;

-          подпись ответственного лица.

Кассовые документы, авансовые отчеты, выписки  банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены. Отдельные виды документов (например, наряды на работу, сменные рапорты и т.п.) могут храниться  не переплетенными, но должны быть подшиты в папки во избежание их утери  и злоупотреблений.

Предприятие обязано хранить всю бухгалтерскую документацию не менее пяти лет. Для отдельных категорий первичных учетных документов действующим законодательством предусмотрены более длительные сроки хранения.

Ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Сроки хранения документов утверждены начальником главного архивного управления при Совете Министров СССР 15.08.88г. в «Перечне типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения» и применяются в редакции Госналогслужбы России, Росархива от 27.06.96г.

В указанном Перечне сроки хранения документов могут быть разными для предприятий и организаций сдающих документы в госархивы и не делающих этого.

Так предприятия, документы которых поступают в госархивы хранят годовые бухгалтерские отчеты постоянно, а предприятия, документы которых не поступают в госархивы – 10 лет.

Первичные документы и приложения к ним зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, наряды на работу и другие) – 5 лет, при условии завершения ревизий.

Лицевые счета рабочих и служащих 75 лет за минусом возраста лиц в момент прекращения ведения лицевого счета.

Инвентарные карточки и книги учета основных средств – 3 года после ликвидации основных средств.

Первичные документы и учетные реестры могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов. Факт изъятия оформляется протоколом, копия которого остается на предприятии под расписку бухгалтера или другого лица, хранящего документы. Бухгалтер в присутствии представителя органов, изымающих документы, снимает с них копии с указанием основания и даты изъятия подлинных документов. Копии, вместе с протоколом хранятся на месте изъятых документов.

Если первичные документы пропали или утрачены, осуществляются следующие действия:

1)      Если установлено отсутствие каких-либо первичных учетных документов, то руководитель предприятия должен своим приказом назначить комиссию по расследованию причин. В случае необходимости выяснения причин пропажи документов могут быть привлечены представители следственных органов.

2)      Комиссия должна затребовать письменные объяснения у лиц, которые в  соответствии с утвержденными в организации графиком документооборота являются ответственными за создание и хранение документов, отсутствие которых было обнаружено.

3)      После выяснения причин утраты документа комиссия принимает меры по его восстановлению.

4)      Результаты работы комиссии оформляются актом, утверждаемым руководителем предприятия.

Процедура восстановления утраченных документов достаточно трудоемка. На практике ее, как правило, не выполняют, и утраченный документ просто выписывают заново без всяких писем, актов и иных формальностей.

Если факт совершения операции подтверждается не только утерянным, но и другими документами, или имеется  возможность получить такое подтверждение от третьего лица, то несоблюдение  установленного порядка не повлечет за собой никаких существенных негативных последствий.

Но если утраченный документ – единственное свидетельство совершенной операции, то лучше  восстановить его с соблюдением всех формальностей – особенно в том случае, если по каким-либо причинам нет возможности получить под ним подписи именно тех работников, которые подписали утраченный экземпляр. В случае возникновения сомнений в подлинности документа специальная экспертиза легко установит период его создания и документ, созданный «задним числом» может быть признан недействительным. В зависимости от конкретных обстоятельств может быть предъявлено обвинение как в несоблюдении правил документирования, так и в подлоге документов.

 

 

 

 

8