2. УЧЕТ ПОСТУПЛЕНИЯ ТОВАРОВ - Учёт и аудит товарных операций - Конспект лекций
ГоловнаЗворотній зв'язок
Главная->Гроші і кредит.Менеджмент->Содержание->2. УЧЕТ ПОСТУПЛЕНИЯ ТОВАРОВ

Учёт и аудит товарных операций

2. УЧЕТ ПОСТУПЛЕНИЯ ТОВАРОВ

2.1. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ПОСТУПЛЕНИЯ

ТОВАРОВ В ОПТОВОЙ ТОРГОВЛЕ

 

В учете товарных операций важно обеспечить контроль за своевременным и полным поступлением товаров, а также за правильным их оприходованием  со стороны материально ответственных лиц.  Унифицированные формы первичной учетной документации, касающиеся товарных операций, утверждены постановлениями Госкомстата России:

     -     постановлением от 18.08.98г. № 88 – по учету результатов инвентаризации;

-                    постановлением от 25.12.98г. № 132 – по учету общих торговых операций, торговых операций при продаже товаров в кредит, торговых операций в комиссионной торговле;

-                    постановлением от 09.08.99г. № 66 – по учету товарно – материальных ценностей в местах хранения.

Приемка товаров на складе поставщика, на железнодорожной станции, пристани, в аэропорту осуществляется материально ответственным лицом по доверенности с предъявлением паспорта. Учет доверенностей как бланков строгой отчетности производиться либо по корешку доверенности, который хранится в бухгалтерии с отметкой о ее получении и использовании, либо в книге доверенностей, либо в журнале регистрации.

 Доверенность содержит следующие реквизиты:

-                    номер и дату выдачи;

-                    срок действия (возможный срок получения и вывоза товара);

-                    наименование и адрес плательщика и потребителя (получателя доверенности), а также банковские реквизиты плательщика; кроме того, указывается наименования поставщика (должность, фамилия, имя, отчество, сведения о паспорте материально ответственного лица, на имя которого выдается доверенность);

-                    номер и дату  документа, являющегося основанием для отпуска товаров;

-                    наименование и краткое описание товаров, подлежащих получению, с  указанием единиц измерения и количества (прописью). 

Подпись получателя в доверенности должна быть удостоверена руководителем организации и главным бухгалтером, а также заверена круглой печатью организации. После получения товара в бухгалтерию организации представляются документы, подтверждающие совершение торговой операции, и в книге (журнале) учета доверенностей проставляются номер и дата сопроводительных документов.

Получение товара оформляется по-разному в зависимости от близости офиса к месту нахождения склада. Если склад фирмы-поставщика расположен в одном помещении с местом оформления документов на отпуск товара, то оформление документов и выдача товара происходит фактически одновременно. Документом на отпуск в данном случае является накладная.

Если  склад фирмы-поставщика расположен на значительном расстоянии от офиса, то материально ответственному лицу в представительстве фирмы выдается документ на получение товара, по которому ему на складе могут быть выданы данные ценности. В случае отсутствия затребованного товара на складе в необходимом количестве выписывается новый документ – расходная накладная, в которой указывается фактически отпущенное количество товара. Кроме того, также возможно в накладной, оформленной покупателю в офисе, наряду с количеством товара, предназначенного для отпуска, на складе отражать также фактически выданное количество товара.

В накладной  указывается:

-                    номер и дата выписки;

-                    наименование поставщика и покупателя;

-                    наименование и краткое описание товара;

-                    количество товара (в единицах);

-                    цена и общая стоимость отпускаемого товара (с учетом налога на добавленную стоимость), при этом НДС выделяется отдельной строкой.

Накладная выписывается в 4 экземплярах, первый и второй их которых остаются у предприятия-поставщика (в бухгалтерии и на складе), а третий и четвертый передаются вместе с товаром покупателю (в бухгалтерию предприятия-покупателя и лицу, отвечающему за хранение товара). Данный документ подписывается материально ответственным лицами, один из которых отпустил товар, а другой – принял, и заверяется печатями поставщика и получателя.

Товар от организаций железной дороги, водного и воздушного транспорта должно получать специально подготовленное материально ответственное лицо. Предъявив доверенность и паспорт, этот работник получает товаросопроводительные документы, к которым относятся железнодорожная накладная, счет-фактура и другие.

Железнодорожная накладная содержит следующие реквизиты:

-                    номер и дату оформления накладной;

-                    полное наименование, адрес, банковские реквизиты поставщика, плательщика;

-                    наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя;

-                    основание отпуска товара (номер, дату договора, наряда, заказа).

Товарный раздел накладной заполняется грузоотправителем, в нем указывается наименование товара, артикул, количество, цена, сумма, сумма оптовой надбавки, общая сумма к оплате (с выделением суммы НДС). Транспортный раздел данного документа заполняется при перевозке и осуществлении погрузочно-разгрузочных работ.

К железнодорожной накладной могут быть приложены спецификации и упаковочные листы, о чем обязательно делается соответствующая отметка в накладной.

Если товар отправлен по железной дороге в контейнерах, то может быть оформлена «Накладная на перевозку груза в универсальном контейнере».

Поставщик может оформить сопровождение товаров счетом-фактурой, при этом также отдельной строкой выделяется сумма НДС. Счет-фактура имеет следующие реквизиты:

-                    номер и дату выписки счета-фактуры;

-                    наименование грузоотправителя, грузополучателя  и плательщика;

-                    наименование товара, его количество, цена, сумма.

-                    сумма НДС, акциза;

-                    страна происхождения товара и номер грузовой таможенной декларации;

-                    общая сумма к оплате.

Счет-фактура должен быть подписан руководителем, главным бухгалтером поставщика, лицом ответственным за отпуск товара, и скреплен печатью организации. Разрешено визирование счета-фактуры иным ответственным лицом, уполномоченным в соответствии с приказом по организации. Обязательные реквизиты счета – фактуры закреплены в статье 169 Налогового кодекса РФ.

Счета-фактуры, принятые к исполнению, должны быть пронумерованы и подшиты в журналы учета счетов-фактур, в организации хранение получаемых и выдаваемых счетов-фактур осуществляется раздельно. Составленные и полученные счета-фактуры регистрируются в установленном порядке в книгах покупок и продаж. Правила ведения журналов учета счетов-фактур, книг покупок и книг продаж утверждены постановлением Правительства РФ от 02.12. 2000г. № 914.

Книга покупок ведется получателями товаров, она предназначена для регистрации счетов-фактур, предоставляемых поставщиками, в целях определения сумм налога на добавленную стоимость, подлежащих возмещению из бюджета. В книге покупок указываются:

-                    наименование покупателя и его идентификационный номер;

-                    налоговый период, в котором произведены покупки;

-                    порядковый номер записи сведений о счете – фактуре;

-                    дата и номер счета – фактуры, полученного от поставщика;

-                    дата оплаты счета – фактуры, дата оприходования товаров;

-                    наименование поставщика и его идентификационный номер;

-                    страна происхождения товара и номер грузовой таможенной декларации;

-                    общая стоимость товаров согласно счет – фактуре, включая НДС;

-                    отдельно стоимость товаров, облагаемых по ставкам 10%, 18%, без учета НДС и по ставке 0%;

-                    отдельно сумма НДС по ставкам 10%, 18% и стоимость товаров, освобожденных от НДС.

Книга продаж ведется поставщиками товаров, она предназначена для регистрации счетов – фактур, выставляемых покупателям. Дата регистрации счет – фактур в книге продаж – это день, когда у торговой организации возникает обязательство перед бюджетом по уплате НДС. Дата зависит от того, как организация определяет выручку для целей налогообложения – по моменту отгрузки товара или по моменту его оплаты.

Если организация работает «по отгрузке», то начислять НДС к уплате в бюджет нужно в момент продажи товаров, то есть в день перехода права собственности на товары к покупателю, и выписанная при этом счет – фактура в этот же день регистрируется в книге продаж. Если организация работает «по оплате», то счет – фактура, выставленный покупателю в момент отгрузки товаров, регистрируется в книге продаж в день их оплаты.

В книге продаж указывается:

-                    наименование поставщика и его идентификационный номер;

-                    период продажи;

-                    дата и номер счет - фактуры продавца;

-                    наименование покупателя и его идентификационный номер;

-                    дата оплаты счет – фактуры продавца;

-                    всего продаж, включая НДС;

-                    отдельно стоимость продаж, облагаемых НДС по ставке 18%, без учета НДС и по ставке 0%;

-                    отдельно сумма НДС по ставке 18% и стоимость товаров, освобожденных от НДС.

-                    отдельно сумма НДС по ставке 18% и продажи, освобождаемые от НДС.

Следует отметить, что после получения сопроводительных документов материально ответственное лицо должно проверить исправность вагона, контейнера или упаковки, в которой был доставлен товар. Затем в присутствии представителей станции (пристани, аэропорта) он должен принять товар по количеству мест, а в необходимых случаях – по массе. Станция (пристать, аэропорт) назначения делает отметку об исправности документа (контейнера, упаковочной тары) в соответствующей накладной. При обнаружении при перевозках недостачи в пределах норм естественной убыли сотрудники станции назначения (пристани, аэропорта) должны произвести необходимую запись на обороте накладной.

В случае обнаружения неисправности вагона, контейнера или повреждения упаковочной тары, отсутствия или повреждения пломбы, неясности оттиска на ней (или наличия пломбы промежуточной станции), а также во всех случаях повреждения, недостачи груза по количеству или массе материально ответственное лицо обязано потребовать от станции (пристани, аэропорта) назначения составления коммерческого акта и получить его копию. При отказе станции назначения составить коммерческий акт покупатель должен  принять груз с участием представителя отдела торговли органа местной исполнительной власти или железнодорожной милиции и составить акт о результатах приемки. Отказ сотрудников станции назначения составить акт следует обжаловать в установленном порядке. Коммерческий акт при этом является юридическим основанием для предъявления претензий к транспортным компаниям или поставщику.

При поставке товаров автотранспортом сопроводительным документом служит товарно-транспортная накладная. Товарно-транспортная накладная составляется поставщиком и является первичным документом при поступлении товаров на торговое предприятие. Она состоит из двух разделов – товарного и транспортного.

Товарный раздел товарно-транспортной накладной заполняется поставщиком товара и содержит сведения о поставщике и плательщике (наименования, адреса и банковские реквизиты); сведения о товаре и таре. Здесь же указываются суммы налога на добавленную стоимость, а также фиксируются подписи лиц, разрешивших отпуск товара, отпустивших и принявших товар.

Транспортный раздел данного документа заполняется в ходе доставки товара и содержит следующие данные: дату; номер автомобиля и путевого листа; наименование и адреса заказчика (плательщика) товара, грузоотправителя и грузополучателя; пункт погрузки и разгрузки (при необходимости); сведения о грузе (артикул, наименование и краткое описание товара; единицы измерения; количество единиц; цену за единицу; сумму, на которую поставляется товар (с учетом налога на добавленную стоимость)). Кроме того, указываются сопровождающие груз документы, вид упаковки, количество мест.

Один экземпляр этих документов материально ответственное лицо со стороны поставщика должно передать кладовщику, который является материально ответственным лицом покупателя. Кладовщик, принявший товар, передает в бухгалтерию копию приходной накладной и сопроводительные документы, выданные ему поставщиком. В случае несоответствия сумм между представленными документами и фактически принятым количеством товара на склад должен быть составлен соответствующий акт за подписями обеих сторон.

Прием товаров на складе покупателя осуществляется материально ответственным лицом на основании товаросопроводительных документов. Если товар доставлен поставщиком в таре на склад покупателя, кроме проверки веса брутто и количества мест, возможно вскрытие тары и проверка веса нетто, а также количества товарных единиц в каждом месте.

Оптовые торговые организации, переправляющие товар в таре или упаковке изготовителя, принимают товары по качеству, по весу нетто и количеству товарных единиц лишь в случаях, предусмотренных договором, при несоответствии фактического веса брутто указанному в сопроводительных документах, при получении груза в поврежденной, открытой таре, в таре с поврежденной пломбой или при наличии признаков порчи.

Приемка товара по количеству и качеству осуществляется согласно транспортным и сопроводительным документам (техническому паспорту, сертификату, счету-фактуре, спецификации, описи, упаковочным ярлыкам и другим) поставщика. При отсутствии данных документов или некоторых из них составляется акт о фактическом количестве и качестве товаров с указанием недостающих документов. Кроме того, возможна выборочная проверка количества товара с распространением ее результатов на всю партию в случаях, когда это предусмотрено стандартами, техническими условиями. Качество товара определяется по техническим условиям, сертификатам, стандартам, образцам, каталогам продавца.

При приемке продовольственных товаров их качество подтверждается сертификатом качества, выданным компетентной государственной организацией;  ветеринарным сертификатом, а также санитарным сертификатом, выдаваемым на каждую партию товара.

Торговая организация по законодательству несет ответственность за качество реализуемых товаров и при отсутствии сертификата может быть подвергнуто штрафам. Торговая организация получает сертификат соответствия.

Если количество и качество товара соответствует указанным в товаросопроводительных документах, то на документы (накладная, товарно-транспортная накладная и так далее) накладывается прямоугольный штамп организации (может быть использован угловой штамп), что подтверждает соответствие принятых товаров данным, указанным в сопроводительных документах.

Если в процессе приемки будут обнаружены недостача товара, несоответствия качества, маркировки поступивших  товаров тары или упаковки требованиям стандартов, технических условий, чертежам, образцам (эталонам), договору либо данным, указанным в сопроводительным документах, то дальнейшая приемка товара  приостанавливается.

О выявленной недостаче и нарушении качества товаров составляется акт, являющийся юридическим документом для выставления претензий поставщику. При этом в сопроводительных документах производится запись об актировании. Акт составляется только на те товары, по которым установлены расхождения. По ценностям, поступившим в полном соответствии по количеству, качеству и комплектности с сопроводительными документами поставщика, делается отметка в конце акта: «По остальным товарно-материальным ценностям расхождений нет».

Уведомление о вызове представителя отправителя (поставщика) должно быть направлено (передано) ему не позднее 24 часов, а при наличии скоропортящейся продукции – немедленно после обнаружения недостачи.

Если при приемке продукции одновременно с недостачей выявились излишки продукции по сравнению с указанными в транспортных и сопроводительных документах поставщика, данные о них также указываются в акте.

Акт должен быть подписан всеми лицами, участвовавшими в приемке продукции по количеству и качеству. Лицо, не согласное с содержанием акта, подписывает акт с оговоркой и излагает свое мнение.

Акт приемки товаров утверждает руководитель предприятия-получателя. Если по результатам приемки выявлены факты злоупотреблений или хищений продукции, руководитель предприятия-получателя обязан сообщить об этом органам МВД, либо прокуратуры и направить туда соответствующие документы.

К акту должны быть приложены:

-                    документы изготовителя (отправителя, поставщика), удостоверяющие качество и комплектность товаров;

-                    упаковочные ярлыки из тарных мест, в которых установлены ненадлежащее качество и комплектность товаров;

-                    пломбы от тарных мест, которых обнаружена недостача;

-                    подлинный транспортный документ (накладная, коносамент), а в случае предъявления перевозчику со стороны получателя претензии, связанной с этим документом, - его копия;

-                    документ, удостоверяющий полномочия представителя, участвовавшего в приемке;

-                    акт отбора образцов (проб) и заключение по результатам из анализа;

-                    акт о несоответствии фактического качества и комплектности товаров данным, содержащимся в документе, удостоверяющем качество и комплектность, который был составлен до приезда представителя предприятия - изготовителя (отправителя, поставщика);

-                    другие документы, свидетельствующие о причинах плохого качества товаров или их некомплектности.

Акты приемки товаров по количеству и качеству регистрируются и хранятся в порядке, установленном на предприятии получателя. Претензии по поводу несоответствия продукции по качеству, таре, упаковке получатель (покупатель) предъявляет изготовителю (поставщику, отправителю). Если изготовитель или его местонахождение получателю неизвестны, претензия в двух экземплярах посылается отправителю (поставщику), который после ее получения направляет один экземпляр изготовителю, известив об этом получателя.

При получении претензии руководитель предприятия – отправителя (поставщика) назначает проверку по материалам претензии. Данные проверки рассматривает и утверждает также руководство отправителя (поставщика, изготовителя).

В случаях, когда согласно законодательству есть основания для возложения ответственности за недостачу груза на транспортную организацию, получатель имеет право в установленном порядке предъявить ей претензию.

При приемке товара у материально ответственного лица  предприятия получателя кладовщик выписывает приходную накладную или приходный ордер. Один экземпляр этой накладной он оставляет у себя, а второй передает материально ответственному лицу, доставившему товар. В свою очередь материально ответственное лицо составляет отчет по выданной ему доверенности, к которой прикладывает расходную накладную от предприятия – поставщика, приходную накладную со своего склада и другие документы. Все это он передает в бухгалтерию своей фирмы, где на основании  отчета отражаются соответствующие операции, что фиксируется на счетах бухгалтерскими проводками.

 

 

6