yandex rtb 1
ГоловнаЗворотній зв'язок
yande share

Управление поведением в органах управления

2.1.3. Тренинг-презентация

Чтобы повернуть картину мира, надо сначала присоединиться. Чтобы под­нять ведро с водой, надо сначала на­клониться к нему и взять.

В. К. Тарасов. Искусство управленче­ской борьбы

Каждый день в мире устраивают тысячи презентаций: новых проектов и раз­личной продукции; новых организаций или политиков, которые преподносятся публике в средствах массовой информации.

Презентации решают следующие цели: преподнести идеи, предложения, факты, информацию, аргументы; убедить человека или группу людей принять или пе­ресмотреть свою позицию; принять или изменить мнение; предпринять или воздержаться от какого-либо действия или решения.

Презентация — это упражнение в убеждении.

Джей Э. Эффективная презентация: Пер. с англ. Т. А, Сиваковой.— Минск: Амалфея, 1996.— С. 14.

 

Ведущий обращается к аудитории с уважением подчиненного к людям более высокого положения. Он не может потребовать их внимания, единственное, что он может,— это заслужить его. Отсюда продолжительность презентации долж­на быть ограничена по времени.

Нельзя сжать слова до определенного предела, чтобы не утратить понимание и интерес аудитории, здесь поможет разумное использование иллюстраций, что поможет передать информацию намного компактнее. Все это важно преподнести в привлекательной, интересной и убедительной форме с использованием текста и изображения, чтобы достичь максимума ясности, краткости и убедительности. Иллюстрации могут быть лучше слов: информация в них быстрее, эффективнее, легче запоминается. Презентация бывает успешной, если она разжигает любо­пытство и стимулирует желание получить больше информации.

, •                      '

После того как определены цели презентации и выяснено, какой будет аудито­рия, что она уже знает и что хочет узнать, можно начинать планировать презен­тацию. Этап планирования включает в себя выяснение, кто и что собирается сказать, за какое время и в какой последовательности. А дальше необходимо решить, как все это построить. Практически любая презентация требует вступ­ления, которое имеет двойное значение: оно определяет важные моменты,

92

а также помогает выступающему упростить отношения с аудиторией. Вступле­ние включает в себя следующие элементы: приветственные любезности, пред­ставление; обозначение целей, знакомство с картой маршрута, правилами дви­жения, объявление времени окончания презентации.

Презентация

(официальное представление какого-либо лица или общественной организации)

 

Личная презентация (самопрезентация)

Презентация организации

Виды презентации

Прием на работу (собеседование, встреча    Открытие организации или ее филиалов с руководителем)

Ввод  (нового  здания производства,  техпроцесса, продукта и т. п.)

Реорганизация (слияние, укрупнение, разукрупнение)

Достижения в работе (госаккредитация, новое изде­лие сертификат качества)

Юбилеи организации (5, 10,15,20,25, 30,40 лет и т. д.)

Конкурс (на замещение должности, про­екта, учебника)

Аттестация по итогам работы за 3—5 лет Присвоение ученой степени и звания

Получение награды (медаль, орден, звание)

Юбилеи и торжественные даты (18, 25, 50, 55 лет и т. д.)

Формы презентаций Выставка

День открытых дверей Конференция, семинар Круглый стол Благотворительный вечер

Выставка работ

Конференция, семинар

Прием

Круглый стол

Торжественный вечер, бенефис, банкет

Прием,банкет"

 

Задание 1. Подготовить презентацию (официальное представление идеи, какого-либо лица, товара, книги, фирмы), используя рекомендации и примерный план ее подготовки.

Подготовка презентации

Определить цель презентации. Почему собираетесь ее устроить? Цель является критерием, по которому проверяют все, что заслуживает или не заслуживает включения в презентацию. Какой будет аудитория? Как велика будет аудито­рия? Где проводить презентацию? Определить кандидатуры ведущих. Для ве­дущего успех может тормозиться двумя факторами:

- использование канцелярского языка вместо разговорного;

-  неспособность понять, что хорошее выступление обращено к большому ко­ личеству людей так, словно это один человек.

Структура презентации: вступление, выступления, подведение итогов.

Вступление: Приветственные любезности - - поблагодарите людей за то, что они нашли время и пришли на презентацию, выразите надежду, что они не по­жалеют о том. Первые минуты презентации крайне важны. Выступающему не­обходимо, чтобы слушатели его приняли, например, дайте понять аудитории, что у вас много с ней общего, и вас выслушают с большим вниманием. Можно воспользоваться способами расположения слушателей к себе:

—  любое выражение ваших искренних чувств;

—  какое-нибудь откровение о себе;

-  возражение собственным доводам во время презентации;

-использование приема «вопрос — ответ», чтобы заинтересовать слушателей и пробудить интерес слушать вас;

— представление — имя, должность, опыт, некоторые детали о коллегах, кото­ рые здесь присутствуют.

Во вступлении говорится о цели презентации, но с учетом интересов присутст­вующих, а не ваших: расскажите не то, что вам нужно, а то, что хотели бы узнать слушатели; о карте маршрута — как долго продлится, будет ли перерыв на кофе и т. д.; о правилах движения — объяснение порядка: например, задавать вопросы по ходу или ждать конца раздела или оставлять их до конца презентации.

Примите во внимание, чтобы презентация не была перегружена информацией (определите, что нужно включить обязательно; включить, если есть возмож­ность; стоит упомянуть, если на это останется время). Не пытайтесь объять не­объятное, помните, что это только презентация.

Вопросы — полезный вариант структуры выступления. Золотое правило состо­ит в том, что если есть какие-либо опасения по поводу вопросов, то лучше от­вечать на них в индивидуальном порядке после встречи.

Иногда вопросы скорее способны навредить презентации, нежели помочь ей. Не­которые из них расширяют полученную информацию, но большинство вопросов на самом деле являются лишь замаскированной реакцией на выступление.

Рассмотрим некоторые типы вопросов.

Скрытое возражение — неодобрение маскируется вопросом, с которым можно справиться при помощи стандартных правил:

-    не становитесь в оборонительную позицию;

-    сформулируйте, в чем заключается возражение;

-    не вступайте в спор, а отложите его на потом;

— упомяните о выгодной стороне дела.

Испытующий вопрос — предназначен для проверки ваших знаний и опыта. Зо­лотое правило — не блефовать и не пытаться оправдать свое незнание (пообе­щайте выяснить то, что не знаете).

Вопрос-демонстрация -- желание задающего вопрос показать свою информи­рованность. Ничто не сделает этого человека счастливее, чем публичная похва­ла его знаний.

. •     '•                            •                         \

Вопрос-вызов — высказывая утверждение, вы посягаете таким образом на об­ласть знаний одного из слушателей. Самое лучшее в ответ на такой вопрос -мгновенно отступить, сохраняя достоинство, вернуть полные территориальные права слушателю, спросив совета.

Как справиться с трудными вопросами? Первой реакцией на трудный вопрос должно быть подавление эмоционального отклика, который возникает в груди; а второй — исследование вопроса и уточнение.

Возможные варианты поведения: ответить на вопрос; признать свое незнание; отложить ответ на потом, чтобы заняться впоследствии в течение большего времени исследованием вопроса;

переадресовать его коллеге-эксперту, если он присутствует в зале; переадресовать его человеку, который его задал;

.

предложить его для всеобщего обсуждения.

Правила для выступающих

1.  Есть  опасность разочаровать  аудиторию  из-за плохо подобранных  слов и выражений. Хорошие ведущие ведут себя естественно. Они легки, изящны, дружелюбны, свободны от пут, которые приковывают некоторых к клочкам бумаги. Хорошие ведущие говорят только для вас и руководствуются вашей реакцией. Подобную беседу трудно написать заранее.

\_

2.     Грамматически правильный язык может оказаться плохим в качестве разго­ ворного. Очень немногие скажут в разговорной речи: с какой целью ты это де­ лаешь? Чаще прозвучит: зачем ты это делаешь? Можно обратиться к народным пословицам и поговоркам, что сделает речь более выразительной.

3.     В разговорной речи используется первое и второе лицо там, где официальный письменный требует использования третьего. Следующий принцип разговор­ ной речи требует избегать абстрактных существительных. Конкретное сущест­ вительное — меткое орудие, а абстрактное — грубый инструмент. Другим жиз­ ненно важным правилом хорошей разговорной речи является использование коротких слов и коротких предложений.

4.   При выборе слов лучше использовать активный залог глаголов, чем пассив­ ный; например, «нам нужна ваша помощь», а не «мы нуждаемся в вашей помо-

щи». Необходимо избегать чисто профессиональных терминов, если аудитория с ними незнакома.

5. В устном выступлении информация должна быть представлена наилучшим

образом, чтобы обеспечить мгновенное усвоение. Если вы говорите: «Диккенс, Сократ, Линкольн, Генрих VIII — все они носили бороды»,— нельзя понять, почему упоминаются все эти имена, пока не прозвучит последнее слово пред­ложения. Если говорят: «Диккенс носил бороду, и то же самое можно сказать о Сократе, Дрейке, Линкольне и др.»,— то как бы эти бороды рисуются.

6.    Нужно   быть   осторожным   с   помещением   кульминации   предложения в основной глагол. Считается дурным литературным стилем писать предложе­ ние, в котором можно изменять конец предложения без необходимости изме­ нить всю структуру предложения. Но именно этот вариант относится к хоро­ шим образцам разговорной речи. В обычном разговоре главные мысли почти всегда помещают ближе к началу. Все второстепенные детали помещаются по­ сле основного глагола.

7.    Основные технические промахи, за которыми нужно следить:

 

—  бормотание — лучше быть слишком громким, чем слишком тихим;

—  запинание -— чрезмерные паузы, обычно заполненные многочисленными «э-э». Почти всегда это признак недостаточной отрепетированности;

- нечеткая речь — встречается реже и исправляется, если вы поймаете себя на этом грешке;

—  фразы-паразиты — если они переходят в разряд наиболее употребимых, то могут отвлекать аудиторию;

—  слабый визуальный контакт — смотрите на людей, как при обычном разговоре; если отводить или опускать взгляд, то аудитория не запомнит, о чем идет речь;

.

—  дурные манеры - - почесывание уха, похлопывание по бедрам стоят того, чтобы заняться их исправлением, так как они отвлекают аудиторию, и она сле­ дит за их повторением с большим интересом, чем за выступлением;

—  понижение голоса — общий недостаток многих ораторов — понижение го­ лоса в конце каждого предложения, что создает атмосферу скуки и безрадост­ ности, поскольку с концом каждого предложения создается ощущение, что бе­ седа окончена, но каждый раз она начинается вновь.

8. Используйте визуальные средства. Зачем используются визуальные средства? Рисунок стоит тысячи слов. Он может быстро и доходчиво изображать вещи, которые невозможно передать словами. Он экономит время, делает презента­ цию нескучной, усиливает воздействие выступления, долго остается в памяти, в то время как слова забываются.

Правила для применения визуальных средств:

— перед выбором каждого слайда подумайте, можно ли обойтись без него;

— помните, слова — не визуальное средство. Спросите себя: что покажет этот слайд аудитории;

—не помещайте на слайде больше слов, чем вы бы написали на майке. Не пере­гружайте слайд информацией. Лучше сделать серию слайдов, чем заталкивать все в один;

—  убедитесь, что слова изображены достаточно крупно, чтобы их можно было прочитать с самой дальней точки в зале;

—  используйте в слайдах цветовой код, но не допускайте «цветовой маскиров­ ки»;                                                                  ,,

—  слова располагайте по горизонтали, а также связывайте их с объектом, кото­ рый они определяют, четкой линией, стрелкой или с помощью выделения тем же цветом.

Подведение итогов

Окончание обычно включает краткое резюме важнейших фактов; повтор клю­чевых видеофактов; рекомендации по стратегии поведения; предложения отно­сительно ближайших шагов; описание вспомогательной литературы по пробле­ме (если таковая имеется); благодарность за внимание; предложение задавать вопросы.

 

Задание 2. Подготовьте программу презентации, используя примерную модель программы презентации.

Программа презентации

Деловая программа

Культурная программа

Банкет (прием)

 

Вид презентации

Форма презентации Рассылка приглашений

Выступления (список и тези­сы)

Подготовка помещений

Транспортное   и техническое обслуживание

Концерт

Спектакль

Выставка. Пресс-релиз

Конкурсы

Танцы, дискотека Охрана

Вид  приема  (фуршет,   обед, ужин)

Подготовка приема Меню банкета Инструкции персоналу

Встреча гостей.  Рассадка за столом

Проведение    приема.    Уход гостей

97

 

 

23