yandex rtb 1
ГоловнаЗворотній зв'язок
yande share
Главная->Математика і інформатика->Содержание->Тема 8 Изучение основ работы в Excel

Введение в специальность

Тема 8 Изучение основ работы в Excel

Электронная таблица MS Excel – это программа, входящая в состав пакета Microsoft Office, компоненты которого представляют единую среду с широкими возможностями взаимодействия. Термин электронная таблица используется для названия программ, данные в которых организованны в виде таблиц, что предоставляет определенные преимущества при их обработке. Электронная таблица – это прямоугольная матрица, состоящая из ячеек, каждая из которых имеет свой номер.

Возможности MS Excel:

-          Проводятся различные вычисления с использованием развитого аппарата функций и формул;

-          исследуются влияние различных факторов на данные;

-          решение задач оптимизации;

-          получение выборок данных, удовлетворяющих определенным критериям;

-          построение графиков и диаграмм;

-          выполнение статистического анализа данных;

-          составление всевозможных списков, отчетов, ведомостей;

-          решение сложных финансовых, экономических и математических задач.

Основные элементы окна

При первом запуске окно MS Excel отображает пустой рабочий лист и элементы управления, среди которых есть элементы, общие для всех программ Windows, и элементы управления MS Excel. По умолчанию MS Excel запускается с тремя рабочими листами, которые сохраняются в одном файле, именуемом рабочей книгой.

На рисунке 6 показано главное окно MS Excel с открытой рабочей книгой «Книга 1».

Главное окно MS Excel содержит следующие основные группы элементов:

-          строка заголовка;

-          строка меню;

-          панели инструментов;

-          строка состояния;

-          окно документа (область рабочего листа);

-          полосы прокрутки.

Строка заголовка

В строке заголовка отображается название текущей рабочей книги, т.е. файла, с которым в настоящее время ведется работа. В тех случаях, когда открыто несколько окон, в заголовке отображается только название приложения MS Excel, а название рабочей книги выводится в заголовке каждого окна.

Строка основного меню

Строка меню содержит меню текущего окна MS Excel. В главном окне, которое появляется после открытия MS Excel, будут выполняться основные действия с данными при помощи следующих команд главного меню:

-          файл;

-          правка;

-          вид;

-          вставка;

-          формат;

-          сервис;

-          данные;

-          окно;

-          справка.

 

 

 

Рисунок 6 – Главное окно MS Excel

 

Строка состояния

Строка состояния расположена в нижней части экрана MS Excel. В левой части строки состояния отображается назначение выделенной команды. Левая часть строки состояния указывает на выполняемую операцию. Правая часть строки состояния содержит калькулятор и отображает состояние клавиш-переключателей Caps Lock, Scroll Lock и Num Lock.

Команда Вид | Строка состояния удаляет стороку состояния с экрана и восстанавливает ее вновь.

Полосы прокрутки

Полосы прокрутки предназначены для перемещения по рабочему листу. Позиция движка на полосе прокрутки указывает часть листа или раздела, выведенного в данный момент в окне. Для быстрого перемещения к другой части рабочего листа переместите указатель на движок, нажмите кнопку мыши и, удерживая ее, переместите движок в предполагаемое место нахождения нужной строки таблицы.

Рабочий лист

Каждую отдельную электронную таблицу MS Excel называют рабочим листом. Рабочий лист представляет собой таблицу, состоящую из столбцов и строк, пересечения которых образуют прямоугольники, называемые ячейками, в которых и будут размещаться данные или формулы. Ячейка становится активной если вы нажмете на ней мышью.

Каждый лист может содержать до 256 столбцов и 65536 строк. Каждая ячейка имеет адрес (или имя), определяемый по столбцу и строке, на пересечении которых она расположена. Столбцы листов MS Excel имеют заголовки, обозначенные буквами латинского алфавита. Строки листов пронумерованы.

Строка формул

Строка формул рабочего листа используется для ввода и редактирования формул или отдельных значений в ячейках таблицы или на диаграммах. MS Excel отображает в строке формул находящуюся в активной ячейке информацию. Это может быть формула, текст, числа, даты.

Формулой называют совокупность математических операций, выполняемых над данными в рабочем листе. Если в ячейке записана формула, то на рабочем листе в этой ячейке будет виден результат вычислений (или сообщение об ошибке).

Инструмент «Поиск решения» предназначен для определения локального минимума или максимума функции. Он подключается через Сервис – Надстройка – Поиск решения. Диалоговое окно инструмента поиска решения представлено на рисунке 7.

Установите в окне диалога «Поиск решения» переключатель значению и введите для поиска корней значение, равное 0. В результате поиска будет найден корень уравнения. А также необходимо установить целевую ячейку, в которой содержится уравнение.

 

Рисунок 7 – Диалоговое окно инструмента «Поиск решения»

 

Контрольные вопросы.

1 Среда MS Excel и ее возможности.

2 Структура интерфейса MS Excel.

3 Использование инструмента «Поиск решения».

 

Тема 9

Работа по слиянию документов в текстовом редакторе MS Word

В делопроизводстве неизбежно приходится сталкиваться с множеством однотипных бумаг, назовем их серийными.

Такие документы имеют одинаковое содержание, но адресованы в различные инстанции или составлены для различных клиентов. Шаблон документа и данные, сохраненные в электронной таблице, можно объединить с помощью функции «Слияние». Это объединение в MS WORD происходит автоматически с помощью кодов полей.

Окна диалога, с помощью которых осуществляется слияние, содержат инструкции о выполнении дальнейших действий.

Процесс слияния можно условно разделить на три этапа:

-          Создание основного документа;

-          Создание источника данных;

-          Слияние документов.

Функция слияния WORD предоставляет возможность комбинировать два документа. Один из этих документов, называемый основным, заключает в себе содержимое, которое должно быть одним и тем же во всех документах, создаваемых слиянием. Источник данных содержит значения, которые будут подставляться в позиции полей, указанные в основном документе.

Создание основного документа

Чтобы создать основной документ для слияния нужно:

1           выберите команду сервис – слияние. На экране появится диалоговое окно. В окне диалога можно перейти к одному из этапов создания документа слиянием;

2           Щелкните по кнопке Создать в диалоговом окне слияние;

3           Из появившегося списка выберите нужный тип документа (Выберите «документ на бланке», например). На экран будет выведено окно сообщения, спрашивая вас, хотите ли вы использовать документ в активном окне или открыть новый документ;

4           Если вы уже определились и заранее открыли нужный документ, щелкните по кнопке активное окно, иначе создать основной документ. После создания или открытия основного документа MS WORD вернет вас снова в окно диалога Слияние. Кроме этого добавится панель слияния. Рассмотрите и изучите все доступные через кнопки действия.

Создание источника данных

После этого рядом с кнопкой создать появится кнопка «Правка» и получить данные. Если документ-источник данных готов или вы хотите создать его, щелкните по кнопке «Получить данные». Откроется список, в котором следует выбрать файл, откуда можно получить данные. Кнопка правка позволяет вставить в основной документ неизменяемое содержимое. Изменяемое содержимое в основном документе вы можете вставить с помощью полей слияния. Щелкните по кнопке «Правка».

Построение документа данных.

Чтобы создать документ данных, нужно вернуться к диалоговому окну слияние.

1           щелкните по кнопке «диалоговое окно Слияние» панели инструментов слияния;

2           щелкните по кнопке получить данные;

3           из списка выбрать пункт создать источник данных. Если использовать существующий, то выбрать пункт открыть источник данных;

4           в диалоговом окне создание источника данных выберите те имена полей, которые вы не собираетесь использовать в данном документе для слияния и удалите их;

5           Вы можете создать свое собственное поле слияния, отредактировать его имя. Затем нажмите кнопку – добавить, чтобы занести новое поле обратно в список;

6           щелкните по ОК. На экране появится диалоговое окно сохранение документа;

7           введите имя для своего документа и щелкните по кнопке сохранить.

Примечание: ваш документ-источник данных для слияния организуется в виде таблицы, в которой заголовки столбцов совпадают с именами полей, а в ячейках размещаются данные для слияния. Вы можете просмотреть документ, выбрав соответствующее ему окно.

1           щелкните по кнопке правка источника данных. WORD выведет на экран диалоговое окно форма данных, в котором вы можете вводить данные для различных полей;

2           введите информацию для каждого из полей, составив, таким образом, одну запись данных;

3           создав одну запись данных, щелкните по кнопке Добавить и вы сможете ввести следующую запись;

4           создав нужное количество записей, щелкните по кнопке источник. Вы увидите готовый документ. Все внесенные вами данные в форму будут сформированы в виде таблицы. Для форматирования полученной таблицы можно воспользоваться командой Таблица – Автоформат.

5           Примечание: Просмотреть окно источника данных вы можете, нажав кнопку «Источник» диалогового окна Форма данных. Обратите внимание на то, что в этом окне добавилась панель База данных. Рассмотрите все действия, которые возможно осуществить, вызвав их кнопками данной панели.

6           После создания таблицы данных следует вернуться к основному документу. Кнопка Правка основного документа на панели инструментов «Базы данных». Word отобразит основной документ, при этом будет выведена панель «Слияние» Либо можно перейти в окно основного документа через главное меню.

Вставка полей слияния

Теперь нужно вставить коды полей в предназначенные для этого места в форме.

1           Нажмите кнопку «Добавить поле слияния», откроется «Добавить поле слияния», список заголовков полей, выбранных вами в окне диалога «Создание источника данных».

2           Установите курсор в месте расположения требуемого поля и выбирайте имя соответствующего поля в списке «Добавить поле слияния». В месте расположения курсора будут появляться вставленные коды полей. Просмотрите вставляемые поля, выбрав из контекстного меню пункт Коды/значения полей. Обновить значение поля можно через пункт контекстного меню «Обновить поле».

3           Теперь проверим правильность подготовленных к слиянию документов, то есть установим соответствие между основным документом и источником.

4           Нажмите кнопку «Поиск ошибок». Выберите опцию, которую сочтете нужной.

Отбор записей по установленному критерию

Иногда не все записи нужно поместить в формируемый документ, т.е. необходимо осуществить отбор записей по определенным критериям:

1           Перейдите в основной документ с помощью меню «Окно».

2           Нажмите кнопку Диалоговое окно «Слияние».

3           В открывшемся окне Слияние нажмите кнопку «Отбор записей».

4           Перейдите на вкладку «Фильтрация записей».

5           В категории «Поле» выберите нужное наименование.

6           В категории «Оператор» выберите «Равно» и укажите значение, затем ОК.

7           Откроется окно диалога «Слияние».

8           Нажмите кнопку «Объединить».

9           Получив результат, убедитесь в том, что отбор записей произведен правильно.

 

Контрольные вопросы.

1 Понятие слияния документов.

2 Алгоритм создания основного документа.

3 Алгоритм создания документа источника.

4 Фильтрация записей в документе.

 

 

10