yandex rtb 1
ГоловнаЗворотній зв'язок
yande share
Главная->Математика і інформатика->Содержание->Тема 10 Изучение основ работы по интеграции документов из Excel в текстовый редактор MS Word

Введение в специальность

Тема 10 Изучение основ работы по интеграции документов из Excel в текстовый редактор MS Word

Информация из Excel может копироваться, внедряться, связываться в зависимости от потребностей пользователей.

-            Копировать информацию из Excel и вставлять ее в Word в виде таблицы или графического изображения имеет смысл только в том случае, если она не должна меняться в книге Excel и вы не хотите отслеживать эти изменения.

-            Внедрение информации допустимо в том случае, если используемый документ Excel относится только к данному документу Word и не понадобится для других нужд.

-            Связывание информации удобно в тех случаях, когда используемый документ Excel будет нужен либо в Excel, либо в других документах и приложениях. Все изменения будут отображаться во всех документах, с которыми связана данная таблица.

-            Извлечение информации применяется в тех случаях, когда вам нужна только часть информации из существующей книги Excel.

Вставка ячеек

1           Щелкните по кнопке Excel, чтобы запустить его.

2           Либо откройте одну из существующих книг, либо введите нужное содержимое в новую таблицу.

3           Выделите ячейки, которые вы хотите скопировать в Word, через Правка – Копировать.

4           Переключитесь в Word, поместите курсор вставки в том месте, где вы хотите вставить ячейки через Правку – Вставить.

5           После вставки содержимое ячеек будет, оформлено в виде таблицы Word и не будет иметь никакой связи с Excel или файлом, созданным в Excel.

6           Можно осуществить те же действия через Правка – Специальная Вставка, выбрав опцию «Вставить».

Внедрение ячеек

1           Щелкните по кнопке «Вставить лист Excel» (или Вставка – Объект, вкладка Создание, тип объекта – Лист Microsoft Excel) и укажите число строк и столбцов, которые вы хотите вставить в Word.

2           В ячейках созданной таблицы вводите текст, числа и формулу.

3           Щелкните в документе Word за пределами таблицы, чтобы вернуться к работе с документом.

Связывание ячеек

Для связывания ячеек Excel с документами Word, сделайте следующее:

1           Запустите Excel.

2           Или откройте одну из существующих книг.

3           Выделите ячейки и выберите команду Правка – Копировать.

4           Переключитесь в Word и поместите курсор в то место, где хотите расположить связываемые ячейки.

5           Выберите Правка – Специальная вставка.

6           В диалоговом окне – установите опцию «Форматированный текст». Установите флажок «Связать» и «ОК».

Ваши данные будут вставлены в виде таблицы, которую потом можно отформатировать.

После этого вставленные ячейки сохраняют связь с Excel. Содержимое этих ячеек будет храниться в Excel. Вставка диаграмм осуществляется теми же методами.

Подготовка электронной таблицы

Для связи Excel с Word может быть использована любая электронная таблица, но она должна иметь хотя бы один именованный диапазон. Именованные диапазоны в электронной таблице позволяют указывать для работы определенные части таблицы, а не всю таблицу.

1           Запустите Excel.

2           Команду Файл – Открыть. Найдите нужный файл.

3           Выделите все заголовки столбцов, необходимые вам для Word.

4           Присвойте выделенному блоку ячеек имя диапазона, выбрав команду Вставка – Имя – Присвоить. Введите нужное имя и ОК.

5           Файл – Сохранить.

Теперь, когда вы будете извлекать информацию из этой таблицы, вы должны будете указать Word имя диапазона, в котором содержатся нужные данные.

Извлечение информации с использованием отбора

Теперь можно использовать в Word команду Вставка – База данных, чтобы передать информацию из таблицы в документ Word.

1           Команда Вставка – База данных. (Кнопка находится на панели «Базы данных»).

2           В диалоговом окне щелкните по кнопке «Получить данные».

3           В диалоговом окне «Открытие источника данных» найдите нужный файл.

4           В диалоговом окне «Открытие листа» укажите Word использовать именованный диапазон.

На экране появится диалоговое окно «Базы данных». Теперь нам осталось определить, какую именно информацию мы хотим извлечь из именованного диапазона листа в таблице Excel. Работая с информацией из базы данных, нужно помнить о том, что поля в записях базы данных используются с двумя разными целями:

-            Одни поля используются для сравнения и выбора записей.

-            Из других извлекается нужная нам информация.

Поля сравнения используются для поиска нужных записей, а извлекаемые поля дают ту информацию, которую мы хотим извлечь из этих записей и вставить в документ Word.

1           В диалоговом окне «База данных» щелкните по кнопке «Отбор записей».

2           В диалоговом окне «Отбор записей» укажите вкладку «Фильтрация записей», позволяющую задать критерии отбора записей.

3           В самом верхнем из полей щелкните по кнопке со стрелкой и выберите нужное название. В поле «Оператор» опцию больше или меньше и значение.

4           Укажите вкладку «Выбор полей» в диалоговом окне «Отбор записей» и выберите нужное поле.

5           Укажите вкладку «Сортировка записей», чтобы отсортировать извлеченные записи и сделать таблицу более удобной для чтения и редактирование и ОК.

6           Щелкните по кнопке «Вставить данные» и установить опцию «Все» и «ОК».

Импортирование файла Excel

Word позволяет напрямую открывать файл Excel, как если бы это был документ Word.

1           Щелкните по кнопке «Открыть» на стандартной панели инструментов.

2           В поле «Тип файла» выберите пункт «Книга Microsoft Excel».

3           Перейдите на тот диск и в ту папку, в которой содержится нужный файл Excel.

4           Щелкните по кнопке «Открыть».

5           В списке «Открыть лист» укажите имя или номер листа из книги.

6           В списке «Имя» или диапазон укажите, с какой частью листа нужно работать.

7           Если хотите использовать файл Excel для слияния, установите диапазон «Форматировать для слияния» и «ОК».

Импортирование ячеек таблицы можно осуществить с помощью команды Вставка – Файл.

1           Команда Вставка – Файл.

2           В поле «Тип файла» Все файлы.

3           Выделите нужный файл.

Чтобы установить связь между открываемой таблицей и Word, установите флажок «Связь с файлом» и «ОК».

 

Контрольные вопросы.

1           Алгоритм вставки документа.

2           Алгоритм связывания документов.

3           Алгоритм внедрения документа.

4           Импортирование файла из Excel в Word.

5           Алгоритм отбора записей таблицы.

 

11