Введение в специальность
Тема 6 Работа со стилями и оглавлениями в текстовом редакторе MS Word
Стиль – это совокупность параметров форматирования, имеющая свое название. Изменить вид текста, набранного определенным стилем, вы можете, поменяв параметры стиля. Оформив заголовки глав, таблиц и других элементов текста определенным стилем, можно автоматически составлять оглавления, списков таблиц и иллюстраций и т.д.
MS WORD содержит два типа стилей: стили абзацев и стили символов. Стиль абзаца устанавливает внешний вид строк и содержимого для абзаца. Стиль символов устанавливает параметры форматирования содержимого внутри абзаца. Систему стилей удобно представить в виде дерева, где от общего корня – стиля «Обычный» – расходятся ветви разных семейств стилей. Изменения в базовом стиле передаются автоматически в дочерний стиль, если они не были изменены в дочернем. Систему встроенных стилей вы можете просмотреть из выпадающего списка стилей. Щелкнув по кнопке выпадающего списка, удерживая кнопку Shift нажатой, вы можете получить более полный их список. Стили абзаца в списке «Стиль» отмечены полужирным символом абзаца, а стили символов – полужирной подчеркнутой буквой а.
К параметрам стилей символов относятся: имя шрифта, начертание шрифта, кегль шрифта, подчеркивание, цвет, специальные эффекты. К параметрам стилей абзацев относятся: отступы горизонтальные, отступы вертикальные, выравнивание, контроль отрыва первой и последней строк, расположение абзацев относительно страницы, расстановка переносов, границы, нумерация для списков, кадр, язык.
Назначение нового стиля.
Если вы хотите узнать стиль абзаца в документе, нужно выделить этот фрагмент, выбрать команду «Формат» – «Стиль» и посмотреть значения параметров стиля данного фрагмента. Когда вы вводите в документ содержимое, используя один из встроенных стилей, название этого стиля устанавливается в поле «Стиль» на панели инструментов форматирования в диалоговом окне «Стиль».
Получение информации с помощью инспектора форматирования.
Вы можете быстро и легко получить информацию о параметрах стиля любого абзаца с помощью инспектора форматирования. Для этого сделайте следующее: щелкните на кнопке со знаком вопроса и стрелочкой. Курсор изменит свой вид. Укажите на текст, параметры которого вы хотите узнать и щелкните мышью. MS WORD выведет на экран информационное окно инспектора форматирования.
С помощью инспектора форматирования можно выяснить, какие из параметров фрагмента текста определяются его стилем, а какие были добавлены позже.
Назначение нового стиля абзаца.
Формат, наложенный с помощью стиля абзаца, применяется для всего текста абзаца. Для этого необходимо:
1 Выделить абзац.
2 На панели инструментов форматирования щелкните кнопкой в поле «Стиль», чтобы увидеть список стилей.
3 Щелкните по выбранному названию стиля.
Замена стиля по всему документу.
Чтобы заменить один стиль на другой сделайте следующее:
1 «Правка» – «Заменить», кнопка «Больше» – «Формат».
2 Выберите стиль, который надо заменить (курсор должен находиться в поле «Найти»).
3 Перейдите в поле «Заменить на».
4 Повторите все ранее описанные действия для выбора стиля замены.
5 Щелкните по кнопке «Заменить Все».
Создание стиля.
Создание стилей отличается от изменений стиля тем, что при создании стиля вы должны присвоить ему новое имя.
1 Выберите команду «Стиль» в меню «Формат», а затем нажмите кнопку «Создать». Откроется окно диалога «Создание стиля». Для создания нового стиля предназначено окно диалога «Создание стиля».
2 Введите имя нового стиля в поле «Имя». Выберите тип нового стиля в поле «Стиль».
3 Обычно новый стиль создается на основе стиля, примененного к выбранному абзацу. Чтобы создать новый стиль на основе другого стиля, укажите стиль в поле «Основан на стиле».
4 В зависимости от того, создаете вы стиль абзаца или символа выберите из списка «Стиль» соответствующую опцию.
5 Выберите из списка «Стиль» следующего абзаца, требуемый стиль.
6 Откройте меню «Формат» нажатием кнопки.
7 Выберите параметры форматирования (шрифт, табуляция, обрамление и т. д.) и «ОК».
8 В разделе «Описание» окна диалога «Создание стиля» – «Применить».
Создание стиля по образцу.
Выделите нужный абзац и отформатируйте его. Таким образом, мы создали образец, на основании которого теперь создадим стиль. Войдите в поле списка «Стилей». Введите новое имя стиля и нажмите Enter.
Изменение существующих стилей.
В случае необходимости вы можете внести изменение в любой из стандартных пользовательских стилей.
1 Выделите некий фрагмент содержимого абзаца.
2 Выберите стиль символов из списка поле «Стиль» на панели инструментов.
3 Измените, параметры оформления выделенного текста, взяв те параметры, которые вы хотите занести в стиль.
4 Нажмите горячие клавиши, которые вызывают список поля «Стиль», Ctrl+Shift+S или войдите в список стилей, нажмите Enter и затем щелкните по кнопке «ОК» в диалоговом окне «Переопределение стиля».
Удаление стиля.
1 Выберите команду «Стиль» в меню «Формат».
2 Выберите стиль, который хотите удалить, а затем нажмите кнопку «Удалить».
Если удалить созданный пользователем стиль абзаца, на все абзацы с этим стилем будет наложен стиль «Обычный». Если удалить встроенный стиль, его можно вернуть обратно, выбрав значение «Всех стилей» в поле «Список».
3 Нажмите кнопку «Да», а затем кнопку «Закрыть».
Копирование стилей в другой документ.
1 Выберите команду «Стиль» в меню «Формат», а затем нажмите кнопку «Организатор».
2 Выберите стили для копирования из любого списка, а затем нажмите кнопку «Копировать».
В списке слева появятся стили, используемые в активном документе или шаблоне, в списке справа появятся стили шаблона документа «Обычный».
Если шаблон, из которого требуется копировать стили, отсутствует в обоих списках, нажмите кнопку «Закрыть файл». Чтобы выбрать нужный шаблон или документ, нажмите кнопку «Открыть файл».
Оглавление большого документа может быть создано только после выполнения следующих условий:
- все заголовки документов должны соответствовать общему критерию, т. е. отформатированы одним из стандартных стилей заголовков;
- должны быть установлены специальные параметры, позволяющие включать в оглавление абзацы других стилей или форматов;
- курсор должен быть установлен в том месте текста, в котором планируется поместить оглавление.
Алгоритм создания оглавления с использованием стилей структуры:
1 Выполнить команду Вставка – Оглавление и указатели – Оглавление.
2 В списке «Форматы» выбрать подходящий формат оглавления.
3 С помощью счетчика «Уровень» установить количество уровней заголовков, которые будут включены в оглавление.
4 Для изменения атрибутов стилей, используемых при составлении оглавлений необходимо щелкнуть по кнопке «Параметры».
5 Щелчок по кнопке «Изменить» позволит модифицировать оформление оглавления. Данная операция может быть выполнена только в том случае, когда в списке «Форматы» выбрано значение «Из шаблона».
Формирование и обновление оглавления происходит так же, как и обновление любого поля. Если изменились старые или добавлялись в документ новые заголовки, то при обновлении оглавления редактор выведет вспомогательное диалоговое окно, в котором нужно установить переключатель «Обновить целиком». Если новых разделов при обновлении документа не добавлялось, а текст заголовков не изменился, то должен быть установлен переключатель «Обновить только номера страниц».
Рекомендации пользователю:
1 Оглавление документа создается после окончания работы над документом.
2 При создании титульного листа не следует использовать стандартные стили заголовков.
3 При размещении оглавления после титульного листа перед оглавлением следует установить разрыв страницы. Следующий лист должен начинаться со слова «ОГЛАВЛЕНИЕ».
4 Если основной текст документа должен начинаться с новой страницы, то после слова «ОГЛАВЛЕНИЕ» необходимо ставить разрыв страницы.
5 Если в состав оглавления попали фрагменты текста, не относящиеся к оглавлению, то следует изменить формат этих фрагментов.
6 Быстрое перемещение по документу может происходить с помощью двойного щелчка мыши по номеру страницы, размещенному в оглавлении.
Контрольные вопросы.
1 Стиль и его типы.
2 Создание и удаление стилей.
3 Создание оглавления.
4 Условия создания оглавления.