yandex rtb 1
ГоловнаЗворотній зв'язок
yande share
Главная->Математика і інформатика->Содержание->Тема 7 Работа с таблицами в текстовом редакторе MS Word

Введение в специальность

Тема 7 Работа с таблицами в текстовом редакторе MS Word

Таблицы, создаваемые в ,WORD, отличаются от таблиц EXCEL тем, что они являются средством форматирования документов, а не инструментом для хранения данных и выполнения над ними сложных вычислений. Таблица – это своеобразный инструмент для отображения фактической и численной информации, обладающей упорядоченностью и наглядностью представления информации. Таблиц характерна корреляция информации, находящейся в столбцах и строках. Заголовки строк и столбцов являются метками данных, которые впоследствии становятся необходимыми для идентификации различных элементов диаграммы.

Наиболее простым способом создания таблиц является использование инструмента «Нарисовать таблицу». Алгоритм использования инструмента следующий:

1     На панели инструментов «Стандартная» щелкнуть по кнопке «Таблицы и границы».

2     Установить курсор (в виде карандаша) в то место, где будет создаваться таблица.

3     Перемещать курсор вниз и направо до тех пор, пока не будет отрисована рамка с требуемыми внешними границами.

4     Нарисовать внутренние вертикальные и горизонтальные линии, обеспечивающие требуемое количество столбцов и строк.

Создание таблицы унифицированного вида происходит по алгоритму:

1     Установить курсор в любом месте таблицы.

2     Выполнить команду Таблица/ Автоформат.

3     В списке «Форматы» выбрать подходящий тип для данной таблицы.

4     В секции «Использовать» установить флажки опций, которые должны быть использованы в таблице.

5     В секции «Изменить оформление» установить флажки опций специального форматирования.

6     Щелкнуть по кнопке ОК.

Для работы с таблицами используется специальное меню «Таблица» или кнопка «Вставить таблицу» на панели «Стандартная». Алгоритм вставки таблицы следующий:

1      Установить курсор в ту позицию документа, где будет размещаться таблица.

2      Щелкнуть по кнопке «Вставить таблицу».

3      Перетаскивая курсор мыши при нажатой левой кнопке, указать требуемое количество строк и столбцов.

4      Задать размер страницы и ориентацию листа.

5      Указать количество вертикальных и горизонтальных ячеек.

Пользователи, предпочитающие пользоваться клавиатурой при создании документов с таблицами, могут создавать таблицу с помощью заданной последовательности символов «+» и «-».

В этом случае если включен флажок автозамены «применять при вводе к таблицам», WORD вставляет в документ одну строку таблицы, в которой ширина каждой ячейки соответствует количеству проставленных черточек.

При форматировании таблицы можно выполнять следующие действия:

-          растягивать таблицы по ширине при помощи команды Таблица/ Высота и ширина ячейки;

-          изменить размер столбца или строки можно путем перетаскивания соответствующих маркеров. Маркер столбца – серый прямоугольник на горизонтальной линейке. Маркер строки –узкий серый прямоугольник на вертикальной линейке;

-          объединить ячейки можно по команде Таблица/Объединить ячейки или с помощью инструмента «Ластик», вытерев соответствующие линии;

-          разбить ячейку на несколько ячеек можно, выполнив команду Таблицы/Разбить ячейки, или путем щелчка по кнопке «Разбить ячейку» на панели инструментов «Таблицы и границы», а в диалоговом окне «Разбиение ячеек» установить требуемое число столбцов и строк;

-          разбить таблицу на две части можно по команде Таблица/Разбить таблицу, предварительно щелкнув мышью по строке, которая станет первой во второй таблице;

-          обеспечить свободное место для текста в верхней части страницы можно после щелчка по первой строке таблицы и выполнив команду Таблица/Разбить таблицу;

-          создать обрамление с помощью соответствующей кнопки на панели ОБРАМЛЕНИЕ;

-          добавить строку можно по команде Таблица/Добавить строки, установив предварительно курсор в строку, перед которой должна быть добавлена новая;

-          удалить строку можно по команде Таблица/Удалить строку, предварительно ее выделив;

-          добавить и удалить столбцы можно по командам, аналогичным для строк;

-          отформатировать содержимое ячеек любым известным способом.

Выделение требуемых фрагментов таблицы может осуществляться при помощи таких способов:

-          столбец – установить курсор над столбцом. После изменения вида курсора на черную стрелку следует щелкнуть левой кнопкой мыши;

-          строка – установить курсор слева от строки. После изменения вида курсора на белую стрелку следует щелкнуть левой кнопкой;

-          ячейка – установить курсор вблизи левого края ячейки. После изменения курсора на белую стрелку следует щелкнуть левой кнопкой;

-          несколько ячеек – установить курсор в первой ячейке и при нажатой левой кнопке протащить курсор по всем нужным ячейкам.

Изменить размеры ячеек, строк или столбцов можно следующими способами:

1           Для отражения на линейке ширины столбца или высоты строки при перетаскивании маркера необходимо совершать это действие при нажатой клавише «ALT».

2           Если при перетаскивании границы столбца удерживать нажатой клавишу «SHIFT», то будет изменяться ширина столбца и всей таблицы.

3           При нажатой клавише «CTRL» – ширина всех столбцов, расположенных справа от выделенного, будет изменяться равномерно.

4           Точно установить размеры строк и столбцов можно при помощи установки требуемых параметров в соответствующем диалоговом окне, открываемом по команде Таблица/ Высота и ширина ячейки.

Автоматическая настройка ширины столбца в соответствии с держащимися в нем данными, производится по такому алгоритму:

1           Установить курсор в любом месте столбца.

2           Выполнить команду Таблица/ Высота и ширина ячеек.

3           Открыть вкладку «Столбец».

4           Щелкнуть по кнопке «Автоподбор».

Создание больших таблиц, размещенных на нескольких листах, требует наличия строки заголовка в начале каждой страницы. Для такого форматирования таблицы необходимо выделить строку заголовка и выполнить команду Таблица/ Заголовки. Заголовки будут повторяться на каждой странице только при режиме автоматического разбиения документа на страницы.

Для предотвращения размещения данных одной строки таблицы на двух страницах следует выполнить действия по алгоритму:

1           Установить курсор в любом месте таблицы.

2           Выполнить команду Таблица/ Высота и ширина ячейки.

3           На вкладке «Строка» снять флажок опции «Разрешить перенос строк на следующую страницу».

4           Щелкнуть по кнопке ОК.

Автоматическая нумерация в колонках и строках.

Выделите соответствующие строки и столбцы. Выберите «Формат» – «Список» и выберите соответствующий вид списка для нумерации. При добавлении строк и столбцов нумерация будет добавляться автоматически.

Заголовки столбцов для длинных таблиц.

Выделите первую строку таблицы или несколько первых строк, которые будут повторяться как шапка таблицы на всех страницах. Выберите «Таблица» – «Заголовок».

Добавление подписей к таблице.

Рядом с таблицами часто располагаются подписи, содержащие порядковый номер данной таблицы в документе и краткое пояснение к ее содержанию. Если вы добавляете подпись к таблицам, то их нумерация будет производиться автоматически, а также вы сможете получить список таблиц.

Выделите таблицу. Выберите «Вставка» – «Название». В поле название за текстом подписи и ее номером введите название таблицы.

Подпись будет добавляться автоматически, если вы установите флажок в окне «Автоназвание Таблица Microsoft Word». Для этого выберите «Вставка» – «Название» – «Автоназвание».

Вы можете составить список таблиц с помощью «Вставка» – «Оглавление», поместив его в текущую точку курсора.

Преобразование строк таблицы в обыкновенный текст.

1           Выделите таблицу или часть ее;

2           Выберите «Таблица» – «Преобразовать в текст»;

3           Выберите разделитель;

4           Можно сделать и обратное преобразование.

Вычисление в таблице.

Доступ к табличным вычислениям в WORD осуществляется с помощью команды «Таблица» – «Формула». WORD позволяет вставлять в любое место любой таблицы вашего документа формульные поля с помощью команды «Таблица» – «Формула». С помощью этих полей вы можете производить вычисления и вставлять в таблицу их результаты.

Чтобы производить вычисления в пределах одной ячейки таблицы, вы должны вставить в эту ячейку и обновить формульное поле, инструкции которого производят соответствующие вычисления.

Например: 123.45*8.1

Чтобы вставить такое поле, вы должны сделать следующее:

1           Поместите курсор вставки в одну из ячеек таблицы;

2           Команда «Таблица» – «Формула»;

3           После знака равенства в поле «Формула» введите =123.45*8.1 и «ОК»;

4           В выбранную ячейку таблицы WORD поместит результаты вычисления после обновления кода поля. Для быстрого обновления нажмите F9.

Вычисления, использующие данные из других ячеек.

Каждая ячейка таблицы имеет «адрес», слагающийся из обозначений столбца и строки, на пересечении которых стоит данная ячейка. Столбцы А, В, С, строки цифрами (таблица 7).

 

Таблица 7 – Обозначение ячеек таблицы

A1

B1

C1

D1

E1

A2

B2

C2

D2

E2

A3

B3

C3

D3

E3

A4

B4

C4

D4

E4

 

Ссылка на ячейку может содержать один или несколько адресов ячеек. Например, 2:2 означает «все ячейки во второй строке таблицы»; А:А означает все ячейки столбца А; А1:D4 – все ячейки прямоугольной области от А1 до D4. Можно использовать ссылки ABOVE – все ячейки выше текущей, BELOW – все ячейки ниже текущей, LEFT – все ячейки левее, RIGHT – все ячейки правее.

Чтобы упростить вычисление с использованием ссылок на другие ячейки, WORD позволяет использовать некоторые математические функции.

Например: =product([A1:C1],[C2],10%) произведение чисел.

Функции работают со списками внутри круглых скобок. При использовании ссылки на ячейку, вы должны поместить ее в квадратные скобки. Отдельные элементы списка разделяются запятыми.

Вычисление значений вне таблицы с использованием данных из таблицы.

Формульные поля позволяют ссылаться на число, содержащееся в любой ячейке любой таблицы документа. Чтобы получить возможность ссылаться на некоторую таблицу, нужно вставить в любое место этой таблицы закладку. И затем использовать имя этой закладки в формуле.

Чтобы рассчитать итоговое значение, суммирующее числа в нескольких строках, нужно вставить формульное поле, содержащее функцию суммирования.

Поместите курсор в любую точку таблицы. Сделайте закладку. Вставьте формулу. В качестве параметров вводите имя закладки и в квадратных скобках диапазон ячеек, например: SUM(SQ[B2:F5]), где SQ – имя закладки.

Сортировка в таблице.

1           Выделите таблицу.

2           Выберите команду «Таблица» – «Сортировка». На экране появится окно диалога «Сортировка».

3           По умолчанию WORD предлагает вам упорядочить строки по элементам первого столбца.

4           Из раскрывающегося списка «Тип» выберите «Текст», «Число» или «Дату».

5           Установите переключатель «По возрастанию» или «По убыванию».

6           Если в таблице имеется заголовок, который не следует включать в сортировку, установите переключатель «Без строки заголовка».

7           Кнопка «Параметры», установите флажок «С учетом регистра» и «ОК».

8           Для закрытия окна диалога «Параметры» – «Сортировка» и «ОК».

Преобразование таблицы в элемент автотекста.

Если создаете сложную таблицу, ее можно сохранить в виде элементов автотекста.

1           Выделите всю таблицу или несколько целых строк, которые вы хотите сохранить.

2           Команда «Вставка» – «Автотекст».

3           Введите имя и «Добавить».

Создание колонок.

В WORD есть возможность создания колонок в своем документе. Если текста еще нет, то все, что вы будите вводить, будет автоматически размещаться в колонках.

1           Поместите курсор в то место, откуда вы хотите начать колонки.

2           Выберите команду «Формат» – «Колонки». Появится диалоговое окно.

3           Введите число, соответствующее нужному вам количеству колонок.

4           Если нужно разделить колонки текста линией, выберите опцию «разделитель».

5           Чтобы начать новую колонку непосредственно из той точки текста, где вы находитесь, выберите опцию «новая колонка».

6           Откройте раскрывающийся список «применить» и выберите нужную вам опцию.

7           Нажмите «ОК».

Если вы хотите перенести текст в начало следующей колонки, выберите «Вставка» – «Разрыв» – «Новая колонка».

Если вы хотите прервать колонки, можно вставить разрыв раздела.

Кроме того, можно использовать кнопку «колонки». Чтобы избавиться от колонок, щелкните на кнопке «отменить» или команду CTRL+Z.

Контрольные вопросы.

1 Определение таблицы.

2 Алгоритм рисования таблицы.

3 Вычисления в таблицах.

4 Сортировка таблиц.

5 Конвертация текста в таблицу и обратная операция.

 

 

9